La transformation digitale connait un accueil et un déploiement plus ou moins favorable en fonction des entreprises.
Instinctivement, nous pourrions penser que les collaborateurs ne sont tout simplement pas réceptifs au virage digital proposé, à cause d’un état d’esprit réfractaire au changement propre à la culture d’entreprise ou d’un faible niveau de maturité digitale. Pourtant, ces deux points à eux seuls, déjà rencontrés chez d’autres entreprises similaires, ne peuvent justifier de tels résultats.
Je suis récemment intervenu chez un client en plein chantier de transformation digitale, lancé depuis près de 4 ans maintenant. Pour accompagner cette transition digitale, de nouveaux outils ont été déployés par l’entreprise afin de favoriser :
- La collaboration
- La communication
- Les initiatives innovantes
- L’optimisation de la productivité des collaborateurs en brisant les silos de l’organisation.
Cependant, en intervenant auprès des utilisateurs, je me suis très vite rendu compte que la grande majorité d’entre eux ont adapté leurs « anciens usages » aux nouvelles solutions. Résultats :
- Il y a un grand décalage entre le potentiel des nouveaux outils et l’usage qu’en ont les collaborateurs
- Les utilisateurs rejettent massivement certaines solutions
- Les nouveaux outils n’ont eu qu’un très faible impact sur les usages des collaborateurs
Les origines de cette faible réception se trouvent ailleurs et peuvent être identifiées, dès la conception d’un projet : l’approche et la démarche.
La transformation digitale : plus qu’un chantier technologique, un défi culturel et organisationnel avant tout
Se retrouvant à exploiter une solution obsolète et délaissée par son éditeur, l’entreprise se devait de réagir rapidement et trouver un remplaçant moderne, sécurisé et couvrant des usages portées par la solution sortante.
Les motivations premières étaient d’ordres technique et financières avant d’être “user centric”. L’entreprise a déployé ses solutions sans réel recadrage des besoins, pour l’adapter à la philosophie et aux bonnes pratiques des nouveaux outils, et sans réelle stratégie d’accompagnement au changement : la priorité étant de trouver un remplaçant plutôt que de proposer des usages adaptés aux bonnes pratiques et à la philosophie de la nouvelle solution choisie. Les utilisateurs se sont retrouvés livrés à eux-mêmes face à :
- De nouvelles solutions “imposées” par la DSI ne répondant pas ou alors que partiellement à leurs besoins métiers. Les utilisateurs sont alors contraints de dénaturer leurs besoins et tordre les outils pour satisfaire leurs attentes à moitié : une démarche à contre-courant de ce qu’est censé apporter la transformation digitale.
- Une organisation fortement silotée et verticalisée freinant la collaboration à cause d’une faible visibilité entre les différentes équipes et leurs activités, couplée à un management patriarcal. Les outils déployés dont la philosophie est la collaboration transverse et le partage du savoir se retrouvent alors limités par une telle organisation.
- Une culture d’entreprise très politisée et un middle management « conservateur » non propice à un mode de fonctionnement transverse ne facilite pas l’adoption de nouveaux scénarios collaboratifs, et encore moins l’utilisation de solutions ayant pour objectif la réduction des coûts, le partage entre experts et la mutualisation des connaissances.
La transformation digitale ayant pour objectif de moderniser votre entreprise dans sa manière d’opérer, cette dernière ne peut se résumer à un simple projet de transition informatique. Elle doit s’inscrire dans un plan stratégique plus large se composant des chantiers suivants :
1/ Culturel
Abandonnez le management patriarcal très verticalisé et principalement top-down au profit d’un management agile, horizontal et principalement bottom-up. Encouragez vos équipes à partager la connaissance et à collaborer avec d’autres équipes, départements ou directions à l’aide d’une culture d’entreprise portée sur le partage, l’entraide transverse. Une culture d’entreprise bienveillante encouragera la prise d’initiative de la part de vos collaborateurs, laissant alors la porte ouverte à l’innovation. Réussir à mettre en place un sentiment d’appartenance à une communauté et non juste à une entreprise augmentera l’engagement de vos collaborateurs qui adhéreront plus facilement à votre transformation.
2/ Organisationnel
L’organisation de votre entreprise est le reflet de sa culture. Une organisation trop complexe ou trop silotée risque d’envoyer un signal contraire à vos collaborateurs. Optez pour une organisation souple, transverse et laissant la place aux initiatives inter équipes. Enfin, une organisation souple permettra à vos équipes d’être plus performantes et à s’adapter plus rapidement aux nouveaux challenges.
3/ Technologique
Proposez des services modernes qui :
– Facilitent l’échange de grandes quantités d’information
– Maximisent la communication entre les collaborateurs
– S’adaptent au quotidien des collaborateurs
Méthodologie pour initier votre transformation digitale
Pour garantir le succès de chacun des chantiers de votre transformation digitale, il est nécessaire de vous appuyer sur une méthodologie agile où le collaborateur est au centre votre réflexion.
- Réaliser un constat objectif de l’état actuel de votre entreprise sur l’aspect culturel, organisationnel et technologique. Il faut savoir d’où est-ce que vous venez, connaître vos points forts et vos points faibles avant d’entamer votre transformation.
- Définir un ensemble d’objectifs à atteindre durant votre transformation. Une fois le constat réalisé, vous pouvez dresser un ensemble d’objectifs pour faire évoluer votre entreprise vers de nouveaux horizons. Il vous sera important de prioriser certains chantiers afin de sécuriser les suivants. Dans le cadre du déploiement de solutions collaboratives par exemple, il vous sera tout d’abord primordial d’entamer un chantier culturel afin que vos collaborateurs adhèrent à cette philosophie. Déployer des outils collaboratifs sans ce travail culturel ne garantira en aucun cas son adoption massive
- Définir et mettre en place une stratégie d’accompagnement au changement pour garantir le succès de votre transformation (L’accompagnement au changement : variable incontournable mais souvent sous-estimée dans les projets de transformation). Vos collaborateurs doivent être dans de bonnes dispositions pour adhérer à ces grands changements. Votre communication et votre accompagnement doivent être clairs, pragmatiques et rassurants.
Pour conclure, inscrivez votre transformation digitale dans une stratégie d’entreprise plus globale et ne la limitez pas à un simple chantier technologique. Placez les utilisateurs au centre de votre dispositif, jouez la transparence sur les chantiers tabous mais nécessaires, libérez les consciences et levez les frustrations en organisant des proof of concept.
La clé de la réussite de votre transformation est intimement liée à la posture quotidienne de vos collaborateurs et à la liberté d’initiative que vous leur octroyez.
Ecrit par Kevin Anandout,Consultant Digital.