Transformation digitale et bien-être des collaborateurs

Les mesures restrictives sont levées peu à peu mais nous constatons que les modes de travail ont définitivement changé dans bon nombre d’organisations. Cela se traduit par une forte transition vers de nouveaux usages de collaboration du côté des entreprises avec la démocratisation du télétravail et du Flex office.

Nous constatons toutefois que la frontière entre la sphère professionnelle et la sphère privée n’a jamais été aussi fine pour les employés. En effet, depuis la démocratisation d’un télétravail régulier, les collaborateurs sont exposés à de nouvelles problématiques :

• L’absence de transition physique entre son espace professionnel et son espace personnel (aussi appelé time to commute) ne donne pas aux collaborateurs un sentiment de coupure en fin de journée. En effet, ce time to commute était autrefois garanti par le temps de trajet par exemple et agissait comme une bulle dans laquelle un collaborateur pouvait préparer sa transition vers sa vie privée.
• Le manque de lien entre les collaborateurs et leurs managers les déracine de leur équipe et de leur entreprise plus globalement, fragilisant ainsi leur sentiment d’appartenance et le sens de l’objectif commun.
• Les journées de travail plus longues de par l’effacement des frontières entre le lieu de travail et le lieu de résidence, et les journées de travail plus intenses en raison d’un isolement sont des risques qui ont des impacts directs sur le bien-être des collaborateurs.

Une étude appelée « Impact de la crise sanitaire sur la santé psychologique des salariés », réalisée en ligne du 30 avril au 10 mai 2021 auprès d’un panel représentatif de 2007 salariés selon la méthode des quotas, montre qu’après plus d’un an de crise sanitaire, confinements et bouleversements des modes de vie, la santé physique des salariés se dégrade elle aussi avec :

• 40% disant avoir des problèmes de sommeil
• 37% disant avoir des douleurs et tensions musculosquelettiques
• 19% disant avoir des problèmes digestifs
• 26% disant avoir des maux de tête
• 10% disant avoir des nausées.

Christophe Nguyen, à la tête du cabinet franco-québécois Empreinte Humaine, spécialisé dans la prévention des risques psychosociaux (burn-out, dépressions, suicides…) constate que “le taux de burn-out a doublé en un an, culminant à 2 millions de personnes en burn-out sévère”*.

Face à ces réalités, le bien-être des collaborateurs est plus que jamais un enjeu majeur pour les entreprises.

Jusqu’à présent, les stratégies de transformation digitale se focalisaient principalement sur l’efficience et la productivité en tirant parti des nouveaux outils digitaux. Cela ne suffit plus car dans un contexte d’évolution du rapport individu/travail, le bien-être doit plus que jamais être un axe majeur de toute transition digitale.

Comment donc concilier transformation des modes de travail et bien-être des collaborateurs ? La réponse à ce challenge est à la fois technologique et organisationnelle.

D’un point de vue technologique, les grands acteurs du numérique prennent conscience de cette réalité et proposent chacun à leur manière une réponse à cet enjeu. Apple et Google partagent désormais à leurs utilisateurs iOS/macOS et Android un rapport journalier/hebdomadaire du temps passé sur chaque application de leur smartphone.

Les utilisateurs peuvent ainsi prendre conscience du temps passé sur leurs applications professionnelles en dehors de leurs heures de travail et fixer des limites pour reprendre le contrôle sur leur vie privée.
Apple va plus loin dans sa prochaine version d’iOS avec l’arrivée de la fonctionnalité « Focus » qui permet à l’IA de mettre en avant des applications et notifications en fonction de votre activité du moment : travail, repos, etc.

Dans le même temps, Microsoft, par l’introduction de Viva, souhaite mettre au centre de son écosystème la question du bien-être des collaborateurs et leur rapport à leur entreprise.

Microsoft Viva est composé entre autres de :

• Viva Insight qui s’appuie sur des informations de trafic en provenance de Microsoft 365 et d’autres services comme Zoom, Slack, ou encore LinkedIn pour générer des indicateurs anonymes et proposer des recommandations dans le but de maintenir une hygiène de travail saine et ainsi éviter les risques de burn-out. La désactivation des notifications, la définition de limites dans les calendriers, ou la proposition de priorités quotidiennes sont des recommandations personnalisées qui permettent d’accompagner la réussite des équipes tout en prenant le bien-être de chacun en considération.
• Viva Connection qui permet aux organisations de développer leur marque employeur auprès de leurs collaborateurs à l’aide d’actualités et autres rubriques encourageant l’interaction via l’intégration de RSE comme Yammer. L’utilisation de l’IA facilite l’accès aux ressources de l’entreprise en profilant l’information en fonction du collaborateur.

Les réponses technologiques ne sont toutefois qu’une partie de l’équation. La distanciation physique et sociale, le changement des modes de travail et le besoin des entreprises d’avoir un suivi de la performance et de l’efficacité de leurs stratégies demandent l’évolution des interactions entre les collaborateurs et leur entreprise. Cela donne lieu à des chantiers de transformation organisationnelle.

Dans le cas d’Expertime, la crise de la COVID-19 a permis d’identifier des axes d’amélioration d’un point de vue organisationnel afin de garantir le maintien de l’activité dans un environnement changeant. La distanciation imposée par la situation sanitaire a donné lieu à 3 améliorations pour maintenir l’activité de l’entreprise et notre exigence en matière de bien-être :

• Le renforcement du sentiment d’appartenance des collaborateurs a poussé la direction à instaurer des sessions d’Open Talk, c’est-à-dire des réunions collectives dans Microsoft Teams, ouvertes à tous les collaborateurs de l’entreprise sans exception. C’est un moment d’échange où le comité de direction partage les indicateurs d’activités globales (CA, nouveaux arrivants, initiatives RH.) et où les collaborateurs peuvent poser des questions et partager leurs inquiétudes. Ce moment d’échange régulier permet aux collaborateurs de se sentir inclus dans la vision globale de l’entreprise et de renforcer la proximité avec le directoire malgré le travail à distance.
• La ré-imagination des moments d’échanges entre les collaborateurs et leurs équipes, pour maintenir le lien entre collègues. La mise en place des weekly/daily a donné naissance à des rituels d’équipe à l’épreuve de la distanciation, pour maintenir un lien social.
  Dans la même optique, l’importance de maintenir le lien entre le collaborateur et son manager a dû être réadaptée : les entretiens annuels et le suivi plus réguliers des collaborateurs par leurs managers et leurs mentors ont été adaptés afin que la qualité et la transparence des échanges soient maintenues même à distance.

• Le suivi plus rigoureux du bien-être individuel de chaque collaborateur avec :

– Des sondages réguliers sur les leviers d’engagement et les leviers de motivation

– Le partage de son humeur quotidienne qui permet de mesurer l’épanouissement des collaborateurs

– La possibilité d’envoyer un SOS afin que les ressources humaines puissent immédiatement intervenir

– La possibilité pour chaque collaborateur d’avoir un time to commute

– Un rapport hebdomadaire sur les habitudes de travail par collaborateur et sensibiliser les collaborateurs sur le temps de travail passé en dehors des heures de travail

Conclusion

Le déploiement de solutions comme Klaxoon, Viva Insight ou récemment ZEST a permis d’appuyer tous ces changements organisationnels. L’implémentation de solutions technologiques sans stratégie organisationnelle centrée sur le bien-être ne permettra pas de surmonter les nouveaux défis auxquels font face les collaborateurs et les entreprises.

Afin que la symbiose soit parfaite entre ces deux chantiers, la gestion du changement est incontournable. L’acceptation de ce nouveau rapport avec le travail doit tout d’abord passer par une prise de conscience et une sensibilisation des collaborateurs sur les impacts négatifs que peuvent provoquer ces nouveaux modes de travail pour qu’ils puissent ensuite œuvrer avec leurs organisations et ainsi être pleinement acteur de leur bien-être au quotidien.

Covid-19 et télétravail: les burn-out ont doublé en un an en France *

Ecrit par Kevin ANANDOUT, Consultant Digital Senior chez Expertime & Gaëlle MOREAU Consultante Digital chez Expertime