Réussir à captiver une audience lors d’une présentation ou d’un atelier a toujours été un exercice délicat.
La nature des participants et leurs motivations sont souvent hétérogènes et dépendent de nombreux facteurs : le sujet abordé et son intérêt, leur temps disponible (physique et psychologique) ou encore, le profil de la personne et de l’organisation en charge d’animer la réunion.
Selon une étude de Barco et Circle Research, les salariés au bureau participent en moyenne à 10 réunions par semaine (d’une durée moyenne de 48 minutes). Les personnes interrogées considèrent que 56 % de ce temps passé est inutile. 57 % d’entre elles estiment même que les séances de concertation qui leur sont proposées devraient être plus courtes et moins nombreuses. Toujours d’après la même étude, la durée idéale d’une réunion est estimée à 21 minutes… Il y a donc urgence à rendre ces réunions plus courtes et plus attractives.
Pour cela, l’organisateur ne doit pas uniquement s’intéresser au fond mais également à la forme de sa réunion. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe aujourd’hui une multitude de solutions digitales qui optimisent ce temps passé pour le rendre plus utile et agréable.
Comment stimuler votre auditoire ? On vous a dégoté 4 solutions digitales qui faciliteront les séquences de co-construction ou de co-élaboration… Suivez le guide.
Klaxoon
Klaxoon est une start-up rennaise de la French Tech qui a conquis de nombreuses entreprises à travers le monde depuis sa création en 2014. Elle propose des applications simples et rapides pour faciliter les réunions telles que le brainstorming, le nuage de mots, les sondages ou les quizz.
L’entreprise a déjà remporté de nombreux prix d’innovation grâce notamment à sa Klaxoon Box, un objet connecté qui permet de disposer de la suite d’outils Klaxoon, même sans avoir de connexion internet disponible. Une box qui permet de faire interagir entre 1 et 100 collaborateurs simultanément selon l’offre souscrite. En 2018, Klaxoon a lancé le MeetingBoard, un écran tactile connecté réalisé en partenariat avec Samsung, LG et IIYAMA. Avec une offre d’écrans en 3 tailles, du 46 au 65 pouces, le MeetingBoard vise à simplifier le travail en réunion. Puis vers la fin d’année 2018, Klaxoon et Microsoft ont annoncé l’interopérabilité de leurs outils.
Désormais, depuis Microsoft Teams et plus largement Office 365, il sera possible d’utiliser la suite d’outils Klaxoon. Ce qui ouvre de nouvelles possibilités de collaboration et de travail en équipe aux millions d’utilisateurs de ces écosystèmes.
Yellow
Yellow est une solution proposée par l’agence SENSORIT depuis 2015. Yellow apporte la vision digitale du Post-It™ et affirme avoir testé son concept « pendant 2 ans dans les salles de créativitée d’un grand compte » avant d’industrialiser sa solution. Yellow est un logiciel en Saas qui favorise la créativité lors de la réunion en se concentrant sur les activités de brainstorming et de management visuel. D’une facilité déconcertante, il s’utilise idéalement avec un écran tactile et offre aux collaborateurs la possibilité de développer leurs idées ensemble et même de travailler avec plusieurs sites distants simultanément.
Pas d’applications à installer : tout se déroule en ligne sur un ordinateur, une tablette, un smartphone. Yellow possède de nombreuses applications pour favoriser la créativité et l’agilité des équipes.
iObeya
iObeya est une plateforme de management visuel en Saas qui s’inspire de la méthode OBEYA (qui signifie « grande salle » en japonais). Cette solution améliore l’efficacité des réunions en proposant de nombreuses trames et modèles pour travailler avec des Post-its et gérer différents projets grâce au Lean Management : diagramme d’Ishikawa, Kanban et autres méthodes agiles.
En s’affranchissant des contraintes d’espace ou de sécurité, iObeya réduit les problématiques courantes de l’organisation en équipe : réduction des problèmes de communication, de la durée des réunions (car elles deviennent de facto, plus efficaces) et même des déplacements physiques puisque la solution est multi-sites et multi-devices (accessible partout, depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone).
Depuis le début de l’année 2017, iObeya fait également partie des applications disponibles via le Windows Store depuis Windows 10. La solution est également utilisable depuis l’écran tactile de Microsoft, le Surface Hub.
Beekast
Beekast est une start-up française née en septembre 2014 et créé par un ancien consultant qui estimait « passer trop de temps » dans des réunions qui parfois n’avaient plus de sens (ni pour lui, ni pour ses interlocuteurs !). L’objectif de Beekast est de rendre ces réunions plus productives, d’engager les participants et d’aider les animateurs en leur donnant accès à des outils pour tirer le meilleur des échanges. Beekast propose de nombreuses activités (plus d’une cinquantaine, selon le site de l’éditeur).
Une version découverte est accessible pour tester la solution gratuitement avec 3 participants. L’entreprise propose ensuite une grille tarifaire allant de 19€/mois et par animateur (pour 20 participants maximum) à 49€/mois et par animateur (pour 50 participants). Des tarifs annuels réduits sont également proposés.
En 2016, Beekast a levé 2,7 millions d’euros pour accompagner son développement. L’entreprise possède désormais plus d’une centaine de clients et plusieurs milliers d’utilisateurs. Quelle que soit la solution que vous choisissez, toutes créent de véritables points d’échanges qui inciteront l’engagement et la créativité de vos participants, quel que soit le sujet abordé.
En intégrant l’une des activités proposées par ces outils, vos présentations peut-être trop « top down » ne le seront plus : vous passerez du statut de présentateur au rôle d’animateur de groupe. Et du point de vue des interactions et du gain en temps, cela change tout.
Alors, tenté par des réunions enfin attractives ? Les essayer c’est les adopter, et vous ne le regretterez pas !
Ecrit par Riad Dikes.