La transformation digitale a fait émerger de nouvelles façons de travailler, notamment en plaçant l’employé au centre des processus et des échanges avec les DSI. Microsoft a fait le pari du Low-code il y a quelques années en lançant la Power Platform, dont Power Apps. Cette solution permet de créer des applications personnalisées et adaptées aux besoins métiers grâce à une suite d’applications, de services, de connecteurs et une plateforme de données fournissant un environnement de développement applicatif rapide.
La durée des projets Power Apps est courte, environ 2 semaines contre plusieurs mois pour les applications dites classiques. Il est donc tentant d’utiliser cet outil facile à prendre en main (c’est un peu comme un Excel et PowerPoint en amélioré !). Mais il ne faut pas confondre rapidité et précipitation. En effet, la prise de besoins peut être facilement négligée, or elle est primordiale si l’on veut que l’application corresponde aux besoins et soit livrée dans les temps.
Quelques pistes d’exploration avant de commencer un projet Power Apps
Lorsqu’on se lance dans la création d’une application Power Apps, l’envie de créer rapidement les écrans est grande, mais attention de ne pas tomber dans le piège de créer une app pour créer une app !
Mes premiers projets en Power Platform m’ont vite appris à réserver du temps pour le recueil de besoins avant de me lancer dans la création. Voici quelques conseils tirés de mon expérience :
- Organiser des ateliers avec les équipes métier.
- Intégrer, dès le départ du projet, tous les interlocuteurs qui vont être impactés (de près comme de loin) par l’application. Cette étape est souvent négligée, mais elle est primordiale pour éviter de développer des fonctionnalités qui ne seront finalement pas utilisées par les utilisateurs.
- Est-ce que le projet concerne une nouvelle application ou part-il d’un existant ? L’accompagnement au changement est d’autant plus important si les utilisateurs étaient habitués à une autre application ou un fichier Excel par exemple.
- Vérifier que la Power Platform est la solution la plus adéquate au besoin. Est-ce qu’il y a des contraintes techniques ou budgétaires (usage des fonctionnalités Premium, stockage des données dans le Dataverse ou SharePoint ?)
- Rédiger un document référence (une sorte de cahier des charges moins exhaustif que pour les projets d’applications classiques) qui résume les besoins métiers et la conception (scope initial, spécifications techniques, etc…).
- Bien définir le process interne avec les équipes métier, en listant exhaustivement les étapes du workflow par exemple. Par expérience, cette étape est parfois sujette à des incertitudes niveaux métiers et permet de valider ainsi le process avant d’aller plus loin dans la création.
- Vérifier l’accès aux données d’entreprise et les lois RGPD. Est-ce que les informations nécessaires se trouvent dans l’annuaire d’entreprise ou, au contraire, faut-il créer une base de données ? Les lois RGPD impliquent un respect des données personnelles des employés, la nature des données est un point à prendre en compte dès le départ (par exemple, prévoir un flux de suppression des données après un laps de temps défini).
- Créer des environnements dédiés. Il est conseillé de créer un environnement de développement et un environnement de production (utilisation finale de l’application) même si les applications Power Apps sont moins conséquentes que les applications classiques.
- Prévoir du temps de formation et l’accompagnement des personnes. La conduite du changement est un aspect important des projets en Power Platform, les habitudes des utilisateurs sont bouleversées et leurs rapports à la technologie sont différents selon chacun.
- Établir un rétroplanning comprenant :
- Phase de développement
- Phase de recette (tests de l’application avec un petit groupe de testeurs)
- Phase de mise en production (lancement de l’application à grande échelle)
- Phase de conduite du changement (accompagner les personnes dans l’utilisation du nouvel outil, préparer des guides d’utilisation, etc…)
Il est conseillé de ne pas dépasser un mois lorsqu’on pense un projet en Power Apps. Si le rétroplanning est de plus de 30 jours, cela peut signifier que le projet est trop complexe ou que la Power Platform n’est peut-être pas la meilleure solution.
La prise du besoin est une étape importante, même lorsqu’on développe des applications dites “simples” en Power Apps. L’impression de simplicité peut être trompeuse, car elle peut cacher des processus métiers pouvant s’avérer plus complexes que prévu et amener des contraintes techniques, budgétaires ou de temps. Le recueil du besoin permet de palier au mieux ces déconvenues.
Enfin quelques astuces et points clés à ne pas oublier pendant la prise de besoins :
- Identifier les profils utilisateurs et leur parcours dans l’application du premier lancement de l’application au quotidien.
- Établir un lexique et dictionnaire des données listant les informations
- Lier les profils utilisateurs aux données et décrire leurs interactions
- Identifier les volumes : nombre d’utilisateurs, Nombre d’éléments/lignes -> deux critères importants influant sur les contraintes techniques de mise en œuvre
- Identifier les interactions avec des systèmes tiers -> critères permettant d’établir si l’application est « gratuite » à travers vos licences Office 365 ou « Premium »
Évidemment, Expertime est aussi là pour vous accompagner et vous coacher dans ces étapes, donc n’hésitez pas à nous contacter pour échanger !
Ecrit par Laetitia REMY – Consultante digital & Business Apps Maker chez Expertime