Chaque entreprise a mis en place son propre procédé pour accueillir ses nouveaux collaborateurs, mais force est de constater que lorsque nous demandons : “quelle est la meilleure manière d’onboarder les nouveaux arrivants ?” Il n’y a finalement pas de vraie bonne réponse.
Et pour cause :
- Ce processus d’onboarding date peut-être d’il y a “quelques années”, et ne prend plus en compte l’évolution de la cible sur le marché de l’emploi : bonjour les « Digital Natives » !
- La manière de communiquer et de collaborer entre les acteurs chargés du recrutement, la Direction et le Management n’est plus optimale.
- Les outils utilisés en interne deviennent caducs et ne sont plus adaptés aux nouveaux processus que vous souhaitez mettre en place.
Il faut aussi prendre en compte le contexte actuel ! Et oui, comment fait-on pour onboarder une personne lorsqu’il y a une crise sanitaire et que nous sommes confinés ? Ou quand nous ne pouvons plus nous déplacer de ville en ville et/ou à l’étranger ?
La solution Teams
Et pourquoi ne pas utiliser Microsoft Teams pour l’onboarding de vos collaborateurs?
Chez Expertime, nous avons utilisé Powell Teams pour créer un template d’équipe afin d’onboarder les nouveaux arrivants. Nous l’avons également enrichi de différents outils Microsoft tels que :
- PowerApps avec une application pour signer des documents
- OneNote pour centraliser les liens et les informations qui répondront aux besoins des collaborateurs.
- Forms pour recueillir leur retour d’expérience sur le processus d’accueil, évaluer leur niveau de satisfaction afin de s’améliorer.
- SharePoint pour présenter l’équipe, leurs compétences et savoir-faire.
La force de Teams se trouve aussi dans son pouvoir de personnalisation, car ici nous parlons d’accueil et de suivi des nouveaux arrivants (et non de collaboration ou de travail en mode projet).
Il faut pour cela penser un modèle d’équipe ludique et convivial pour amener le collaborateur à l’utiliser et à le différencier des autres équipes Teams.
Utiliser Teams permet aux responsables de recrutement, aux managers, à la DRH, de gagner du temps :
- Pour les entretiens: plus d’hésitation sur l’outil de visioconférence à utiliser / sur la compatibilité, car Teams est gratuit. Le futur collaborateur n’a pas besoin de licence pour utiliser la version gratuite de Teams (plus light forcément).
- Pour les échanges écrits: adieu les emails, vous pouvez communiquer directement dans les canaux Teams et y partager vos documents pour mieux les centraliser.
- Pour transmettre des informations: le manager ne pourra pas transmettre toutes ses informations à l’arrivée du nouveau collaborateur, dès le premier jour. Réaliser un Teams centralisant toutes les informations permettra au manager et/ou à la DRH certains oublis et permettra collaborateur d’apprendre à son rythme.
- Pour acquérir de bons usages : intégrer vos collaborateurs dans Teams dès le départ leur permettra d’assimiler de bons usages et de prendre en main l’outil plus facilement pour la suite de son travail.
Powell Teams et les modèles d'équipes
Pourquoi choisir Powell Teams pour créer des modèles d’équipe plutôt qu’utiliser les templates natifs Teams (une nouveauté) ?
- Simplicité : Powell Teams propose un tableau de bord accessible depuis la barre de navigation latérale Teams ; ce qui permet à l’administrateur de créer et gérer les nouveaux modèles d’équipe directement depuis l’interface.
Côté utilisateurs, ces derniers retrouveront toutes leurs équipes centralisées et organisées par catégorie (ou tag), ainsi que les templates d’équipe qui leurs sont proposés. - Gouvernance : au fur-et-à-mesure de la conception du modèle d’équipe, Powell Teams permet de définir une politique de nommage, le cycle de vie, les droits et restriction pour ceux qui utiliseront le template. Tout utilisateur qui créera une équipe à partir de ce modèle aura d’ores et déjà les bonnes règles attribuées.
- Fini les doublons : créer une équipe à partir de Powell Teams permet également d’identifier si d’autres équipes similaires sont déjà existantes et de les remonter à la personne qui procède à la création. Ce qui évite d’en avoir en doublon (pratique, n’est-ce-pas !).
Envie d’ajouter de la gamification à vos process pour redynamiser et motiver vos collaborateurs ?
N’hésitez-pas à nous contacter pour échanger à ce sujet !
Ecrit par Mai-Lynn LIEN