Optimisation de la campagne des entretiens annuels
Chez Expertime, nous avons profité de la récente crise sanitaire pour relever les nouveaux défis apportés par la distanciation. Le défi sur lequel je reviens aujourd’hui concerne l’amélioration d’un de nos processus RH à l’aide de la Power Platform.
Nous avons, comme la majorité des entreprises, des temps d’échanges privilégiés entre un manager et son collaborateur. Ces moments se traduisent par 2 échéances clés dans une année :
- Un entretien annuel pour réaliser un bilan de l’année écoulée et définir les objectifs/attentes de l’année à venir
- Un entretien de mi-année pour faire le point sur les objectifs/attentes définis en début d’année.
Ces entretiens exigent une préparation de la part des 2 parties. Cependant, notre culture d’entreprise qui promeut la proximité entre les managers et les collaborateurs a pour effet de minimiser ce travail de préparation au profit de feedbacks réguliers.
Bien que la culture du feedback régulier soit très positive, une préparation rigoureuse de ces rendez-vous permet de formaliser par les deux parties les succès, les axes d’améliorations et les perspectives d’évolution en évitant ainsi au passage les non-dits qui peuvent engendrer une frustration sur le moyen-long terme.
La mise en place d'un workflow automatique
Le confinement nous a donné l’opportunité de trouver une solution à ce besoin : mettre en place un workflow automatique pour la préparation des entretiens d’évaluations.
Il nous a fallu tout d’abord mettre à plat le processus existant :
- Envoi d’un questionnaire Word à l’ensemble des collaborateurs par le service RH
- Le collaborateur et le manager remplissent le formulaire chacun de leur côté
- Le collaborateur et le manager découvrent en séance les réponses de l’autre, ce qui exige une réaction à chaud
Ce processus ne garantit pas la préparation de l’entretien par le collaborateur et n’offre pas une prise de recul suffisante au manager pour réagir aux remarques et demandes du collaborateur.
C’est pourquoi nous nous sommes orientés vers la Power Platform. Désormais :
- Le service RH met à disposition un Microsoft Forms aux collaborateurs. Ce format permet d’offrir plus d’interactivité qu’un simple questionnaire Word
- Les collaborateurs remplissent le Microsoft Forms
- Les réponses sont synthétisées sous la forme d’un document automatiquement généré qui est envoyé au collaborateur et à son manager à l’aide d’un Power Automate
- Le manager prend connaissance des réponses du collaborateur et peut déjà commencer à trouver des premiers éléments de réponses en amont de l’entretien
- Le manager déclenche le rendez-vous et débat des différent sujets en séance avec le collaborateur
Un gain de temps et d'efficacité
Ce nouveau processus automatisé donne la possibilité aux collaborateurs et aux managers de mieux préparer l’entretien et permet au manager de relancer le collaborateur si aucune préparation n’est reçue.
Longtemps considéré comme un point d’amélioration, ces services nous ont permis en quelques clics de rapidement mettre en place, en toute simplicité, ce processus en un temps record (3h) avec un Consultant Fonctionnel et notre RRH.
Cette expérience en interne renforce notre conviction sur le réel gain que peut apporter cette démarche et ouvre le champ des possibles en interne mais aussi pour nos clients.
Ecrit par Kevin Anandout