Moderniser votre offre de formation avec Viva Learning

La formation est un investissement stratégique pour les entreprises, car elle est l’un des leviers qui contribue à maintenir la motivation, la satisfaction et la fidélisation des employés sur le long terme. La forte fidélisation des collaborateurs peut se traduire par la suite à travers une plus grande créativité et un niveau d’expertise accru. L’efficacité d’une offre de formation dépendra de son adaptabilité en fonction des différentes typologies de collaborateurs et de la mesure d’acquisition des nouvelles connaissances. Au-delà de ces deux critères, les formations doivent facilement être accessibles par les collaborateurs et idéalement dans les services du quotidien déjà à leur disposition.

Dans l’écosystème Microsoft 365, un tel service existe et il porte le nom de Viva Learning.

Viva Learning est une solution de formation innovante qui s’intègre à Microsoft Teams et qui permet aux employés d’accéder facilement à des contenus de formation personnalisés et adaptés à leur profil, à leur rythme et à leurs objectifs. Cette plateforme de formation permet aux entreprises de regrouper et de gérer les contenus éducatifs de partenaires ou leur propres contenus éducatifs en un seul endroit.

Les avantages : 

• Centralisation : Viva Learning rassemble des cours en ligne, des vidéos de formation, des documents, et d’autres ressources éducatives au sein d’une interface unique. Les employés peuvent accéder à tout ce dont ils ont besoin pour se former, facilitant ainsi la recherche de contenu pertinent.
•  Intégration avec Microsoft 365 : Étant étroitement intégré à Microsoft 365, Viva Learning s’intègre facilement dans l’écosystème de travail de l’entreprise. Cela signifie que les employés peuvent accéder aux ressources éducatives au sein de Microsoft Teams.

• Personnalisation : Viva Learning permet aux employés de suivre leur propre parcours d’apprentissage en fonction de leurs besoins et de leurs objectifs. Les gestionnaires de formation peuvent également personnaliser les formations pour répondre aux besoins de leurs équipes.
• Suivi et Analyse : Les entreprises peuvent suivre la progression de la formation de leurs employés, mesurer l’efficacité des programmes, et obtenir des informations utiles grâce à des analyses intégrées.
• Collaboration : Viva Learning encourage la collaboration entre les employés en permettant le partage de connaissances et d’expertise au sein de l’entreprise.

La suite Viva :

La suite Viva est une plateforme d’expérience des employés qui comprend cinq applications : Viva Connections, Viva Engage, Viva Learning, Viva Insights et Viva Goals.

La licence de la suite Viva dépend des applications que vous souhaitez utiliser et des offres Microsoft 365 que vous avez déjà. Certaines fonctionnalités de Viva sont incluses dans les offres Microsoft 365 destinées aux entreprises, tandis que d’autres nécessitent une licence supplémentaire.

Votre abonnement Microsoft 365 ou Office 365 Entreprise inclut Viva Learning avec des fonctionnalités de base, telles que l’accès au contenu d’apprentissage dans Microsoft Teams. Toutefois, vous aurez besoin d’une licence Viva Learning ou Viva Suite pour accéder aux fonctionnalités Premium, telles que la création de parcours d’apprentissage, la gestion centralisée des cours, ou l’intégration de fournisseurs tiers comme LinkedIn Learning.

Les licences de Viva Learning 

Viva Learning propose différentes licences selon les besoins des utilisateurs. Voici les principales licences disponibles :

• Licence Basic : Cette licence permet d’accéder à un catalogue de plus de 1000 cours en ligne sur des sujets variés comme le développement personnel, le management, la communication, etc.
• Licence Premium : Cette licence offre les mêmes avantages que la licence Basic, mais avec un accès illimité à tous les cours du catalogue, ainsi qu’à des contenus exclusifs comme des webinaires, des podcasts, des études de cas, etc. Et permet également de créer ses propres parcours de formation personnalisés et de suivre ses progrès grâce à des tableaux de bord.
• Licence Enterprise : Cette licence est destinée aux entreprises qui souhaitent former leurs collaborateurs avec Viva Learning. Elle inclut toutes les fonctionnalités de la licence Premium, mais avec la possibilité de gérer les licences des utilisateurs, de leur assigner des formations obligatoires ou recommandées, de suivre leur engagement et leur performance, et de mesurer l’impact de la formation sur les objectifs stratégiques.

La mise en place de Viva Learning au sein de votre entreprise

Pour faciliter l’intégration de Viva Learning dans votre entreprise, vous pouvez suivre quelques étapes simples. Voici comment vous y prendre :

• Configuration Initiale : La première étape consiste à configurer Viva Learning pour votre entreprise. Cela implique de connecter la plateforme à votre environnement Microsoft 365. Une fois cela fait, vous pourrez commencer à importer votre propre contenu de formation.
• Ajout de Contenu : Importez vos ressources éducatives, qu’il s’agisse de cours en ligne, de vidéos de formation, de documents, ou d’autres types de contenu. Vous pouvez organiser ces ressources en catégories, par exemple, par direction, compétences, ou objectifs de formation.
• Personnalisation des Parcours : Encouragez les employés à créer leurs propres parcours d’apprentissage en fonction de leurs besoins professionnels et de leurs objectifs. Ils peuvent parcourir le contenu disponible et sélectionner ce qui est pertinent en fonction de leurs objectifs.
• Formation des Utilisateurs : Assurez-vous que vos employés sont bien formés à l’utilisation de Viva Learning. Offrez des sessions de formation pour les aider à tirer le meilleur parti de la plateforme et à comprendre comment elle s’intègre dans leur travail quotidien.
• Suivi et Analyse : Expliquez aux gestionnaires comment utiliser les outils de suivi et d’analyse pour évaluer l’efficacité des programmes de formation. Cela leur permettra de prendre des décisions éclairées pour améliorer les formations mises à disposition.
• Promotion de la Collaboration : Encouragez la collaboration entre les employés en incitant au partage de connaissances et d’expertise. La fonction de collaboration de Viva Learning peut renforcer la culture d’apprentissage au sein de l’entreprise.En suivant ces étapes, votre entreprise peut rapidement mettre en place Viva Learning et offrir à vos employés un environnement d’apprentissage efficace et personnalisé.

Les clés pour accompagner les utilisateurs et optimiser l’influx de Viva Learning dans votre entreprise

L’intégration réussie de Viva Learning au sein de votre entreprise repose sur une approche réfléchie et proactive. Au cœur de cette transition se trouvent des clés essentielles qui, une fois maîtrisées, ouvriront la voie à un apprentissage continu et à une évolution professionnelle harmonieuse.

Viva Learning est une plateforme qui permet aux employés de se former en continu, en accédant à des contenus variés et adaptés à leurs besoins. Pour réussir le déploiement de Viva Learning dans votre entreprise, il est important de suivre quelques étapes clés :

• Définir les objectifs et les indicateurs de succès de la formation en ligne, en lien avec la stratégie globale de l’entreprise.
• Identifier les besoins et les attentes des utilisateurs, en tenant compte de leur profil, de leur niveau de compétence et de leur motivation et encourager les employés à personnaliser leurs parcours d’apprentissage en fonction de leurs objectifs professionnels. Cela accroît l’engagement et la pertinence de la plateforme.
• Sélectionner les sources et les types de contenus les plus pertinents pour chaque utilisateur, en utilisant les fonctionnalités de personnalisation et de recommandation de Viva Learning.
• Lancer des campagnes de sensibilisation périodiques pour maintenir l’attention sur l’importance de l’apprentissage continu et communiquer sur les bénéfices et les modalités d’accès à Viva Learning, en utilisant les canaux appropriés (email, intranet, réseaux sociaux, etc.).
• Accompagner les utilisateurs dans la prise en main de Viva Learning, en leur proposant des tutoriels, des webinaires, des sessions de formation initiale afin de les familiariser avec l’interface, les fonctionnalités et les avantages de Viva Learning. L’accompagnement de vos collaborateurs ne devra pas se focaliser uniquement sur l’outil mais devra aussi se focaliser sur la raison de son déploiement et l’importance de l’apprentissage continu aussi bien pour l’entreprise que vous les collaborateurs. Cela réduira la résistance initiale au changement.
• Suivre et analyser les données d’utilisation et d’impact de Viva Learning, en utilisant les tableaux de bord et les rapports disponibles, cela permet d’identifier les domaines qui nécessitent une amélioration et de prendre des mesures correctives.
• Ajuster et améliorer le dispositif de formation en ligne, en tenant compte des retours des utilisateurs et des évolutions du marché, utiliser ces retours pour apporter des améliorations continues à la plateforme.

En combinant ces aspects, les organisations peuvent exploiter pleinement le potentiel de Viva Learning pour renforcer les compétences de leur personnel et stimuler l’innovation, et offrir à vos employés une expérience d’apprentissage enrichissante et efficace.

La formation est un élément clé pour le développement des compétences et la performance des collaborateurs dans une entreprise. Elle permet de répondre aux besoins actuels et futurs de l’organisation, de favoriser l’innovation et la créativité, et de renforcer l’engagement et la motivation des employés. Toutefois, la formation ne se limite pas à la transmission de connaissances ou à l’acquisition de savoir-faire. Elle implique également une culture d’apprentissage qui encourage la curiosité, la collaboration et le partage au sein de l’entreprise.

Viva Learning est un outil qui peut soutenir la démarche et la stratégie de formation de l’entreprise. Il offre une plateforme intégrée qui permet d’accéder facilement à des contenus de qualité, de les personnaliser selon les besoins et les préférences des apprenants, et de les diffuser efficacement à travers les différents canaux de communication. Viva Learning facilite également le suivi et l’évaluation de l’impact de la formation sur les résultats de l’entreprise.

Mais Viva Learning ne peut pas assurer tout seul le succès de la formation. Il demande une dynamique et un accompagnement de la part des dirigeants et des managers, qui doivent donner l’exemple et valoriser l’apprentissage comme un facteur de croissance et de compétitivité. Il sollicite aussi une participation et une autonomie des collaborateurs, qui doivent s’investir dans un processus d’apprentissage permanent et coopératif. Viva Learning est donc un outil qui peut aider à créer et à renforcer une culture d’apprentissage dans l’entreprise, à condition qu’il soit utilisé de manière pertinente et adaptée aux objectifs et aux besoins de l’organisation et de ses employés.

Ecrit par Meriam LAJNEF, Business Analyst chez Expertime