Les espaces de travail informatiques « dans le Cloud », également appelés Digital Workplaces, sont actuellement en plein essor.
Dans un rapport publié en février 2019 par Reseach And Markets, des chiffres témoignent de cette vitalité : de 13.4 milliards de dollars en 2018, le marché pourrait croître de 21,7% chaque année pour représenter 35,7 milliards de dollars d’ici 2023.
Les besoins collaboratifs, la disponibilité des nouvelles technologies et la recherche des gains de productivité conduisent peu à peu les entreprises à digitaliser leurs environnements de travail avec des solutions offrant de nombreuses possibilités comme Office 365 ou Google G-Suite.
Pourtant, nombre d’entre elles s’interrogent sur la pertinence de ces solutions collaboratives et sur leur capacité à transformer réellement leurs organisations. Pour s’assurer de leur efficacité, les entreprises réalisent régulièrement des collectes d’information : des sondages, enquêtes ou focus group sur des échantillons représentatifs de collaborateurs.
Si ces démarches sont utiles, elles possèdent néanmoins un défaut majeur : elles sont subjectives car elles se basent sur le ressenti et l’usage personnel.
La résultante est une agrégation de données hétérogènes provenant de chaque collaborateur qui ne permet pas d’avoir une vue d’ensemble (neutre) sur l’utilisation de ces solutions, sur les outils et leurs usages.
1/ Dès lors, comment démontrer au top management l’intérêt d’une Digital Workplace ?
2/ Comment avoir la certitude qu’une solution de ce type sera génératrice d’impacts positifs sur l’organisation et sur la collaboration ?
3/ Enfin, comment prouver qu’elle réussira à supplanter durablement l’intranet vieillissant de l’entreprise, celui dont tout le monde sait que les informations qu’il contient ne sont plus à jour et qu’il ne rend service à personne ?
La solution réside très probablement dans une approche combinée entre la collecte d’information auprès des collaborateurs (pour construire une vision cible partagée par l’ensemble des acteurs sur le fonctionnement d’une Digital Workplace utile à l’organisation) et l’utilisation d’outils analytiques.
A cet effet, je vous propose aujourd’hui de découvrir 3 solutions qui, une fois adossées à votre Digital Workplace, vous aideront à comprendre ses usages réels et factuels.
1/ Tryane
Fondé en 2008, Tryane est l’éditeur d’une solution d’analyse de la performance collaborative qui aide les organisations à piloter et mesurer leur transformation digitale. Tryane Analytics est une solution en SaaS qui se connecte à tous les outils proposés par les solutions de Digital Workplaces : courriels, agendas, réunions, messageries instantanées, sites GED ou réseaux sociaux d’entreprise… Sur Office 365, elle mesure le niveau d’adoption des applications pour identifier les différents usages des collaborateurs afin d’obtenir des indicateurs clés de performance.
Tryane propose un grand nombre de tableaux de bord immédiatement opérationnels pour visualiser les pratiques collaboratives et leurs impacts. La solution permet notamment de répondre aux questions fréquentes suivantes :
- L’organisation adhère-t-elle à l’usage de la Digital Workplace ?
- L’usage des applications produit-il les changements souhaités ou attendus dans l’organisation ?
- La collaboration entre les différentes équipes est-elle facilitée ?
- L’organisation fonctionne-t-elle encore en silos ?
- Est-il plus simple de trouver des experts métiers ?
- Tous ces changements ont-ils fait baisser le volume des emails ?
- …etc.
Sur le facteur adhésion, il est par exemple possible de faire des comparaisons entre le nombre de licences Office 365 acquises et le nombre d’utilisateurs effectivement actifs sur une Digital Workplace. Tryane Analytics va permettre de filtrer ces données par pays, par département, par business unit et par équipe. Une granularité de l’information utile pour avoir plusieurs prismes de visualisation sur les usages selon la typologie de l’organisation.
Véritable outil d’aide à la prise de décision, Tryane permet d’étudier et de croiser de nombreuses informations pour comprendre les évolutions organisationnelles et anticiper toute évolution nécessaire des environnements digitaux mis en œuvre.
Tableau de bord d’engagement des utilisateurs (Tryane Analytics for SharePoint).
Les offres de Tryane au mois d’avril 2019 :
- Tryane Analytics for Office 365 : pour piloter l’adoption d’Office 365
- Tryane Analytics for SharePoint : pour mesurer le ROI de SharePoint
- Tryane Analytics for Skype : pour monitorer l’usage de Skype
- Tryane Analytics for Yammer : pour valoriser l’usage du réseau social proposé par Microsoft
- Tryane AI : solution orientée Machine Learning et qui permet d’obtenir plus d’informations sur les sujets abordés sur les outils sociaux de l’entreprise, analyser le sentiment au travers des communications des collaborateurs
- Tryane Droit à la déconnexion : solution pour favoriser l’équilibre vie personnelle et vie professionnelle.
Tryane revendique plus de 1500 clients dont de nombreux grands comptes comme le Groupe Renault ou le Groupe Bouygues (Bouygues Construction, Bouygues Immobilier, Bouygues Télécom, Colas ou TF1).
2/ TyGraph
TyGraph est une autre suite d’outils d’analyse décisionnelle proposée par l’éditeur de logiciels UnlimitedViz. Créée en 2007 au Canada, UnlimitedViz est spécialisée dans les solutions de Business Intelligence mais développe également des solutions en Machine Learning et intelligence artificielle.
La suite applicative TyGraph se compose d’outils permettant d’obtenir un grand nombre d’informations sur Office 365. Voici ci-dessous quelques outils proposés.
TyGraph Pulse
Il permet d’élaborer des reportings grâce à des tableaux de bord faisant remonter des informations sur les usages des différentes applications proposées par Office 365 :
Exemple de tableau de bord tyGraph Pulse pour Office 365.
TyGraph SharePoint
C’est un outil d’inventaire des sites SharePoint offrant de nombreuses mesures et analyses. Cet outil apporte des réponses aux nombreuses questions courantes sur l’efficacité de la gestion documentaire avec SharePoint :
- Quelle collection de sites possède le plus grand nombre d’utilisateurs ?
- Qui a accès aux documents en interne et à l’externe ?
- Quel site utilise le plus d’espace de stockage ?
- Qui gouverne les espaces créés ?
- Quels sont les sites ou les pages les plus vus / les moins vus ?
- Etc…
Exemple de tableau de bord tyGraph for SharePoint.
TyGraph for Teams
En fin d’année 2018, UnlimitedViz a également lancé TyGraph for Teams, son nouvel outil pour monitorer les usages de Microsoft Teams. Cet outil étudie les interactions entre les membres d’une équipe Teams et permet de connaitre leur niveau de maturité grâce à de nombreux KPI (exemple : nombre de messages des contributeurs, sentiment, scoring d’une équipe par rapport à une autre…etc).
Exemple de tableau de bord tyGraph for Teams.
TyGraph for Yammer
L’un des plus de TyGraph tient au fait que la solution s’intègre parfaitement avec l’outil PowerBI. Microsoft fait la promotion de l’intégration de TyGraph for Yammer avec PowerBI sur son site internet.
Toutefois, ce dernier avantage peut aussi se révéler être un inconvénient : contrairement aux solutions immédiatement opérationnelles telle que Tryane Analytics, l’utilisation de PowerBI avec TyGraph nécessitera quelques connaissances pour être pleinement exploitée (ex : pour construire et paramétrer des reportings adhoc).
Enfin, l’entreprise propose régulièrement des webinaires (les épisodes « TyGraph Live ») sur de nombreux sujets autour de l’exploitation des données et des usages d’Office 365 (exemple : Power BI introduction).
3/ Google Analytics
Si cela peut apparaître surprenant au premier abord, il faut savoir que le célèbre outil web analytics de Google peut aussi servir à monitorer les usages des Digital Workplaces. Sur le même principe de fonctionnement que la solution TyGraph, Google Analytics combiné à PowerBI, permet de disposer de tableaux de bord interactifs :
Pour sa mise en place, cette solution nécessite une ingénierie spécifique qui permettra de construire des tableaux de bord adaptés à un client avec les indicateurs de performance proposés par l’outil de Google. L’intérêt d’utiliser une solution Google Analytics avec PowerBI à la différence d’une solution SaaS est que les tableaux de bord ainsi construits appartiendront à l’entreprise cliente une fois la prestation terminée. Sauf changement de configuration, ces tableaux de bord utiliseront donc les données de Google Analytics pour être alimentés en permanence.
Pour conclure, si les Digital Workplaces favorisent l’émergence de nouvelles pratiques collaboratives, dans les faits, ces solutions doivent absolument être monitorées pour comprendre les usages que les collaborateurs en font.
1/ En effet, comment s’assurer que cet outil transforme l’entreprise et crée de la valeur ?
2/ Quelle est sa contribution factuelle à la performance collective et à la génération de nouveaux business ?
3/ Enfin, à quel moment la présence d’une Digital Workplace dans une organisation peut-elle servir d’argument « marketing » pouvant être communiqué à l’extérieur ?
Durant mon parcours, j’ai eu la chance de croiser quelques entreprises avec de véritables croyances sur le collaboratif. Je me rappelle tout particulièrement d’un cabinet de conseil qui présentait sa Digital Workplace comme un outil incontournable pour le nouveau collaborateur dans son parcours d’intégration.
Grâce à sa Digital Workplace, le cabinet mettait en avant le fait qu’un nouvel arrivant allait disposer des informations essentielles à connaitre sur l’entreprise mais surtout, qu’il allait intégrer une communauté d’experts animée sur son domaine de compétence, avec des ressources et des applications qui lui permettraient d’être rapidement opérationnel dans sa nouvelle fonction. Et tout cela, au premier stade du processus de recrutement ! Je reconnais avoir été assez impressionné par la capacité de ce cabinet à s’appuyer sur cet outil pour se valoriser auprès de potentiels candidats à l’embauche…
Si la performance d’une Digital Workplace est mesurée et analysée, elle peut à mon sens dégager des impacts positifs sur l’organisation et ses objectifs business, comme par exemple : sur le niveau d’information des collaborateurs dans l’entreprise et sur l’efficacité de leurs réunions, sur les économies réalisées suite à la réduction du nombre de déplacements (ex : voyages en France ou à l’étranger) ou encore sur la promotion de l’image et de la marque employeur (telle que pour l’expérience vécue ci-dessus).
Enfin, peut-être sur la réduction de coûts « Real Estate », si l’usage de la Digital Workplace déclenche de nouvelles méthodes de travail, comme celui en mobilité. Ce qui sera évidemment plus simple dans les organisations matures et décidées à franchir un nouveau pas vers le « tout digital ». Bien sûr, il serait présomptueux de dire qu’une Digital Workplace peut d’ores et déjà répondre à tous ces objectifs business. Il est en revanche intéressant de découvrir les organisations qui tentent d’aller jusqu’au bout de cette démarche analytique, ne serait-ce que pour évaluer le succès des nouveaux processus collaboratifs mis en œuvre.
Pour l’heure, je n’en connais pas. Et vous ?
Ecrit par Riad Dikes