Après plus d’un an consacré au projet d’accompagnement autour de Microsoft 365 Copilot, j’ai acquis la conviction que l’adoption de cet assistant intelligent s’opère en trois phases bien distinctes, indépendamment du secteur d’activité des clients ou du nombre de leurs utilisateurs : Découverte, Compréhension et Intégration.
Cet article vise à fournir des informations avant de commencer une expérimentation avec M365 Copilot ou à affiner vos choix si vous avez déjà commencé.
Phase 1 : Découverte
Le processus de découverte est naturel face à la nouveauté et à l’inconnue. L’excitation, la surprise, l’inquiétude ou encore la peur sont des émotions auxquelles chaque individu peut avoir face à la nouveauté. L’IA Générative dans laquelle s’inscrit pleinement M365 Copilot n’y échappe pas, mais offre toutefois une singularité toute particulière. En effet, à la fois très familier et très incompris, ce nouveau chapitre de l’informatique moderne se doit d’être accompagné afin que les questions existentielles, les incompréhensions et/ou les compréhensions erronées de vos collaborateurs soient adressées.
Durant cette première phase, vous devez offrir l’opportunité à vos collaborateurs de découvrir :
- L’IA Générative dans un contexte plus large : mettre en avant les opportunités pour votre organisation, mais aussi pour vos collaborateurs. Cela aura notamment pour effet de projeter et de rassurer vos collaborateurs quant à leur place, leur rôle et leur dynamique au sein de votre organisation dans un monde où l’IA Générative devient de plus en plus présente.
- Les limites de l’IA Générative : elle n’est pas magique malgré la proximité troublante de ses réponses en comparaison à celles fournies par un être humain. En effet, modérer les attentes de vos collaborateurs vis-à-vis de l’IA Générative et les sensibiliser sur leur responsabilité, notamment en termes de qualité des données, vous permettra d’anticiper tout effet de déception dès lors où des solutions comme M365 Copilot seront mises entre leurs mains. Il est important à ce stade d’être parfaitement transparent sur la nature parfois expérimentale de cette nouvelle discipline de l’informatique et d’inscrire vos collaborateurs dans une posture d’acceptation face à l’amélioration et le changement perpétuel. Enfin, je pense qu’il est important ici que vos collaborateurs fassent la différence entre automatisation et intelligence et comprennent ainsi que le positionnement d’une technologie surdimensionnée par rapport à un besoin peut avoir des impacts aussi bien financiers qu’environnementaux.
- Les enjeux en termes de sécurité : vos collaborateurs utilisent déjà probablement des solutions publiques comme ChatGPT d’OpenAI ou encore Gemini de Google. Nous le savons, il est difficile de faire changer des habitudes bien ancrées chez des collaborateurs. Il est donc essentiel, parallèlement à la mise en place d’une gouvernance, de sensibiliser vos collaborateurs à leur rôle et à leurs responsabilités en matière de sécurité. Cela inclut particulièrement le partage d’informations et la prévention des risques d’exposition des données de l’entreprise à des tiers non autorisés, notamment lors de l’utilisation de solutions non approuvées par la DSI. Cela vous donnera aussi l’opportunité de mettre en avant l’ensemble des solutions IA approuvées par votre organisation.
- M365 Copilot au sein de l’écosystème Copilot : comme n’importe quel autre service dans Microsoft 365, M365 Copilot ne sera pas pour tout le monde. Certains trouveront leur compte dans Copilot Fabric, d’autres se contenteront de M365 Copilot Chat (ex-Copilot Web) et d’autres ne seront tout simplement pas la cible de l’écosystème Copilot. Ce n’est pas grave. Cette transparence et cette connaissance de l’écosystème vous permettront d’identifier les bonnes populations d’utilisateurs qui tireront a priori le meilleur taux de satisfaction. Face à ces populations, nous recommandons une première série de formations mettant en avant des cas d’usages basiques afin que ces dernières identifient et comprennent les différents points d’entrée à M365 Copilot, ses fonctionnalités « quick wins » (ex. Récap des réunions, Résumer, Production de documents, etc.)
Phase 2 : Compréhension
Une fois la phase de découverte passée, il est important de prendre du recul pour réellement comprendre les impacts et le sens plus profond apporté par cette dernière. Cette seconde phase doit permettre à vos collaborateurs de comprendre :
- L’ampleur du changement : bien que l’interface utilisateur et l’expérience utilisateur (UI/UX) de M365 Copilot semblent simples, elles dissimulent une complexité sous-jacente. Malgré les interactions en langage naturel qui facilitent son utilisation apparente, il s’agit en réalité de l’un des produits Microsoft les plus complexes à maîtriser. Chaque employé disposant d’une licence M365 Copilot bénéficie désormais d’un assistant intelligent prêt à l’aider. Ce nouveau dispositif représente une transformation majeure qu’il est indispensable de comprendre afin d’exploiter pleinement le potentiel de M365 Copilot. La difficulté pour vos collaborateurs résidera non pas dans la prise en main de cet outil, mais dans l’adoption régulière du réflexe de solliciter cet assistant intelligent pour optimiser leurs tâches quotidiennes.
- Les techniques de prompts : même si les interactions se fassent en langage naturel, il existe une manière spécifique de formuler ses demandes à M365 Copilot ou à toute autre solution d’IA générative. Il est important de noter que M365 Copilot ne peut pas deviner les pensées de vos collaborateurs. Même si cela peut sembler évident, il est utile de le rappeler explicitement. Pour que M365 Copilot puisse répondre efficacement à vos besoins, il est essentiel qu’il comprenne au minimum vos objectifs, votre contexte et vos attentes. Sans une communication claire de ces éléments, M365 Copilot risque de rester un simple gadget ou une curiosité digitale sans réelle valeur ajoutée.
- Les opportunités offertes par M365 Copilot : au-delà des résumés de réunions ou de la création de présentations, M365 Copilot peut s’intégrer dans les processus de travail individuels des collaborateurs en facilitant leur montée en compétences, en les incitant à remettre en question ou en les aidant à améliorer leurs certitudes, leurs convictions et leur expertise. M365 Copilot permet ainsi aux collaborateurs de tirer parti des avantages de la collaboration dans leur travail individuel.
- Les usages de vos collaborateurs : quels sont les métiers qui utilisent régulièrement des fonctionnalités exclusives à M365 Copilot ? Quels sont les métiers dégageant les meilleurs ROI ? Pour quelles raisons certains collaborateurs utilisent exclusivement les fonctionnalités Web de Copilot ou persiste à utiliser ChatGPT ? Il est à ce stade important de cartographier vos différentes populations d’utilisateurs avant d’envisager une mise à l’échelle au sein de votre organisation et proposer des alternatives à ceux ne s’identifiant pas à M365 Copilot.
Phase 3 : Intégration
L’intégration, c’est l’opportunité d’ancrer durablement une nouveauté dans nos habitudes, changeant ainsi à jamais notre quotidien. Ce fut le cas des ordinateurs, d’internet, des smartphones, du cloud et ce sera le cas demain de M365 Copilot/Microsoft 365 Copilot Chat que je considère comme fers de lance de l’IA Générative. Cette compréhension vous donnera l’opportunité d’intégrer :
- M365 Copilot dans vos processus métier : au-delà de Microsoft 365, vos collaborateurs travaillent pour la grande majorité d’entre eux avec des applicatifs métiers comme des ERP, des CRM, etc. Après une appropriation personnelle de M365 Copilot par vos collaborateurs, c’est ici l’occasion de l’intégrer à leurs processus métiers et d’équipe afin que ce dernier puisse apporter une assistance à l’échelle de votre organisation, par le biais de déclaratifs, custom et/ou autonomous agents.
- M365 Copilot à votre offre de service IA : à l’ère des agents et avec le repositionnement de Copilot Web en M365 Copilot Chat, il est plus important que jamais de dégager votre vision de l’IA et la place de l’écosystème Copilot au sein de votre système d’information en parallèle de Copilot Studio, Azure et d’autres. Cela passera notamment par une gouvernance technique, opérationnelle et financière.
Alors que la phase découverte est progressivement maîtrisée et connue par la majorité des organisations, l’année 2025 marquera l’accélération de la phase de compréhension pour toute entité souhaitant, après une période d’expérimentation, se positionner sur la question de la mise à l’échelle de M365 Copilot. La maîtrise de cette étape sera nécessaire pour entrer pleinement dans la phase d’intégration et permettre à l’Intelligence Artificielle Générative et à son fer de lance M365 Copilot de dépasser le cadre de la productivité personnelle afin d’apporter des bénéfices significatifs à la productivité organisationnelle.
Par Kévin Anandout, Senior Digital Advisor & MVP