Les outils Microsoft 365 dans une stratégie bas-carbone

Les entreprises sont aujourd’hui en première ligne pour agir contre le réchauffement climatique. L’impact carbone est au cœur de chaque préoccupation et la direction des systèmes d’information des organisations n’est pas épargnée. En effet, depuis les années 1980, la digitalisation exponentielle des données et des processus des entreprises a multiplié les besoins en termes de stockage.

Pour stocker toutes ces données, les sociétés comme Microsoft utilisent des data centers (des fermes de stockage et de traitement des données) qui sont très énergivores pour leur fonctionnement et leur refroidissement. A titre de comparaison, un data center de 10 000 m2 (la taille d’un terrain de foot est de 7 000 m2) consomme en moyenne autant d’énergie qu’une ville de 50 000 habitants et le refroidissement de ces installations représente à lui seul 40% de cette énergie.

Si nous creusons un peu plus précisément sur le volet des outils collaboratifs, leur impact est également important pour l’empreinte carbone d’une organisation. Voici quelques chiffres représentatifs de nos activités quotidiennes :

• L’envoi d’un email a un facteur d’émission de 0,41 gCO2e / Mo / interlocuteur (c’est-à-dire en fonction de la taille du message et du nombre de destinataires) ; l’envoi d’un mail avec une pièce jointe de 1 MB émet la même quantité de gaz à effet de serre (GES) que celle générée par la production d’un sac en plastique.
• Le stockage de documents dans un espace cloud représente 410 gCO2e par Go de données chaque année, ce qui correspond à un trajet en train de 237 km (Paris – Roubaix).
• La visioconférence (le fait d’allumer sa caméra pendant une réunion à distance) a un facteur d’émission de 0,36 gCO2e / min / participant. Cela peut paraître peu comparé aux autres outils, mais les réunions sont parfois très longues et on peut parfois compter un nombre très important de participants. Par exemple, pour une réunion d’une heure avec 10 personnes qui ont toutes leur caméra allumée, la quantité de gaz à effet de serre est la même que pour un voyage en train de 125 km (Lille – Amiens). On imagine immédiatement le coût carbone des 3 ou 4 réunions quotidiennes, alors que paradoxalement chacun est resté à son bureau sans chercher justement à se déplacer pour gagner du temps et éviter les transports par définition énergivores. Un simple usage standard de Teams correspond donc un impact qui devient rapidement non négligeable.

• La messagerie

Pour pallier la pollution que génère l’usage d’une messagerie classique, vous pouvez utiliser une messagerie instantanée comme Microsoft Teams. Si l’espace de stockage utilisé est similaire à celui des mails, les messages dans Teams sont moins lourds : les messages sont moins formels (donc souvent moins longs), pas de signature électronique donc d’images « superflues » qui pèsent sur la balance, ou encore la possibilité de remplacer un mail de confirmation par un simple like.

Si vous devez tout de même envoyer un mail, pensez à :

1. Eviter les pièces jointes : envoyez un lien de partage vers le document souhaité.
2. Eviter les multidestinataires : cela va demander plus de stockage, ciblez bien votre audience.
3. Supprimer vos mails : videz la corbeille de la messagerie et les mails inutiles le plus souvent possible (n’utilisez pas l’option archiver, mais bien supprimer).

• Le partage de document

Le partage de document est un élément clé du travail collaboratif. Le problème du nombre de versions d’un même fichier et l’espace de stockage nécessaire que cela requiert est un réel enjeu écologique. Par exemple, un mail avec une pièce jointe de 5 Mo envoyé à 200 personnes va occuper 1 GO sur l’infrastructure de l’organisation.

Pensez à utiliser SharePoint (ou OneDrive) pour partager des documents. Il suffit de déposer le document sur un site SharePoint, une équipe Teams ou son espace OneDrive et de créer un lien de partage vers ce fichier pour les personnes concernées. Si on reprend l’exemple ci-dessus, en partageant ainsi un document de 5 Mo avec 200 personnes, il n’existera qu’un seul document qui occupera 5 Mo sur l’infrastructure cloud dédiée à l’entreprise. Cette pratique permet également la coédition sur les documents, ce qui évite de devoir envoyer un mail à chaque modification. Le but étant d’optimiser au mieux le stockage des documents.

Pour partager durablement des documents dans SharePoint et OneDrive, vous devez :

Envoyer un lien de partage vers le document et non une copie.

1. Utiliser l’historique des versions natif à ces outils plutôt que créer une nouvelle version du document et penser à supprimer les versions inutiles (première version par exemple).
2. Autoriser les utilisateurs à modifier le document pour éviter qu’ils téléchargent le fichier.
3. Limiter le nombre de versions archivées par la fonctionnalité de versioning

• La Synchronisation OneDrive

En lien avec l’utilisation de OneDrive et de SharePoint, vous utilisez sans doute la fonctionnalité de synchronisation OneDrive des bibliothèques Teams ou SharePoint. Très souvent plébiscitée par les utilisateurs, la synchronisation implique cependant la création de copies de documents sur le disque dur et demande beaucoup d’énergie pour fonctionner correctement.

Pour synchroniser vos documents SharePoint de manière plus responsable, vous devez :

1. Synchroniser uniquement lorsque c’est indispensable : travailler directement en ligne est une très bonne habitude.
2. Synchroniser uniquement les espaces nécessaires : seulement le dossier sur lequel vous travaillez et non toute la bibliothèque.

• Supprimer le contenu obsolète

Afin d’éviter d’utiliser de l’espace de stockage inutilement, il faut penser à faire du ménage dans vos différents outils, pensez donc à supprimer régulièrement :

1. Vos mails
2. Vos documents : vous gardez régulièrement des archives de documents pendant des années, pour certaines entreprises c’est une obligation légale, lorsque ce n’est pas le cas, pensez à supprimer les documents obsolètes.
3. Vos équipes Teams : lorsqu’une équipe Teams n’est plus utilisée, pensez à la supprimer. Vous pouvez archiver les documents dans un espace dédié et effacer le reste des données.
4. Vos sites SharePoint : comme pour les équipes Teams, supprimez les sites que vous n’utilisez plus.

Pour supprimer le contenu régulièrement, vous pouvez mettre en place des automatisations de processus via Power Automate. Par exemple, supprimer les documents ou les mails après X jours. Cet outil vous permettra également de réduire votre quantité de mails envoyés grâce à l’industrialisation de vos procédures.

Depuis quelques années, Microsoft travaille à l’amélioration de ses outils pour de meilleures performances, mais également pour un impact sur l’environnement réduit. Le géant de l’IT travaille également sur de nouvelles solutions pour permettre aux entreprises de mieux maîtriser et réduire leur empreinte carbone.

• Microsoft Cloud for Sustainability : une solution globale pour aider les entreprises

Microsoft propose un outil qui permet aux entreprises de comptabiliser leurs émissions de carbone. Le but étant qu’une fois « l’état des lieux carbone » réalisé, les organisations puissent mettre en place des actions efficaces pour réduire leur impact sur l’environnement.

Cette solution SaaS connecte des sources d’émissions de carbone et les mesure de manière précise et peu coûteuse, pour ensuite générer la création de rapports afin d’évaluer l’impact environnemental des entreprises.

Comment cette solution fonctionne-t-elle ?

1. Tout d’abord, Microsoft Cloud for Sustainability collecte les données grâce à des connecteurs et des connexions en « temps réel » aux sources d’émissions (fournisseurs d’énergie, partenaires commerciaux, télémétrie des systèmes…).
2. Ensuite, au travers de rapports des émissions carbone, les entreprises peuvent analyser et faire le bilan de leur consommation et de leur impact environnemental. L’outil fournit des visualisations de données et des tableaux de bord clairs.
3. Enfin, Microsoft Cloud for Sustainability est conçu pour proposer des recommandations et des solutions afin de réduire l’empreinte carbone et d’améliorer les processus métiers. Les organisations peuvent établir des objectifs et suivre leur évolution sur le long terme. Ainsi, elles peuvent suivre leurs progrès et continuer à réduire leur impact au maximum.

Microsoft Cloud for Sustainability est une solution complète qui peut avoir un impact positif sur les émissions carbone des entreprises et les aider à s’améliorer dans ce domaine. Microsoft souhaite faire évoluer cet outil pour également comptabiliser la consommation d’eau et la production de déchets.

• L’amélioration des outils collaboratifs Microsoft 365

La solution Microsoft Cloud for Sustainability va également s’appliquer à Microsoft 365. C’est-à-dire que cet outil permettra aux entreprises de quantifier les émissions de gaz à effet de serre générées par l’utilisation des applications Microsoft 365 (Exchange Online, SharePoint, OneDrive for Business et Microsoft Teams).

Microsoft fait également des améliorations sur ses outils. Par exemple, en début d’année 2022, les performances de Microsoft Teams ont été améliorées afin de réduire sa consommation en énergie.

La digitalisation d’une entreprise est un processus incontournable pour améliorer la productivité et la compétitivité sur son marché. Et une plus grand sobriété numérique est à la portée de chacun ; que ce soient les entreprises en adoptant des solutions efficaces, ou les collaborateurs dans leurs usages collaboratifs du quotidien.

Pour aborder les changements d’habitudes sereinement, les organisations doivent mettre en place des stratégies de conduite du changement adaptées aux différents acteurs de l’entreprise. L’accompagnement des collaborateurs est un facteur clé de réussite des stratégies bas-carbone des sociétés, car ce sont des démarches à initier, maintenir et améliorer constamment, à mesure que les solutions technologiques et les besoins évoluent.

Ainsi, chez Expertime, entreprise dans laquelle je suis actuellement consultante, nous avons la conviction qu’il est possible d’envisager une transformation plus durable, maîtrisée et consciente, en intervenant en tant que partenaire expert des solutions Microsoft auprès de nos clients, pour les aider à mieux utiliser et maîtriser leurs solutions et leurs usages numériques. Aussi bien sur les enjeux d’architectures techniques cloud Azure, que sur l’usage quotidien des solutions Microsoft 365 mais également les technologies « low code » comme la Power Platform, nous avons un devoir de conseil et un pouvoir d’action auprès des entreprises utilisatrices et de nos partenaires.

Un travail que nous nous efforçons de mener au quotidien de nos activités en tant qu’organisation pleinement engagée sur ces enjeux de société, et qu’il nous est naturellement facile de partager et mettre en œuvre dans l’accompagnement pour une transformation durable de nos clients.

Par, Chloé Marché, Consultante Digital Workplace

Sources :

Chiffres Microsoft – 2021 (blogdumoderateur.com)

Quels sont les impacts de nos pratiques de travail dans Microsoft 365 sur nos émissions Carbone ? (lecko.fr)Présentation PowerPoint (digital-inside.fr)

Microsoft Teams performance improvements reduce power consumption in meetings by up to 50% – Microsoft Tech Community

Microsoft étend le tableau de bord de l’impact des émissions à Microsoft 365 – ZDNet