Avec la mise hors service le 15 février 2024 de Microsoft Stream (Classic), la plateforme officielle de vidéo de Microsoft, celle-ci se verra substituée par une nouvelle version appelée Stream (SharePoint). Les entreprises souhaitant continuer à promouvoir le partage et la création de médias au sein de leur structure devront faire le choix d’avancer avec cette solution de stockage et partage de vidéo ou d’en rechercher une nouvelle.
Pour les organisations qui envisagent de moderniser leur approche de gestion de contenu vidéo avec Stream (SharePoint), d’ores et déjà inclus dans les licences, celle-ci permet de faire bénéficier aux employés de fonctionnalités de recherche avancées, d’analyse pertinente de consultation ou encore d’une meilleure intégration à Teams.
Les défis pour une migration réussie
Sur cette année 2023, les entreprises pourront planifier efficacement leur migration en respectant ces trois étapes clés.
- Analyser l’existant, pour mieux structurer son plan de migration et minimiser les risques plus tard dans le projet.
- Séquencer la migration avec une approche pragmatique et en tenant compte des contraintes métiers
- Réunir/ comprendre les enjeux des utilisateurs finaux et construire les nouveaux espaces selon les besoins métiers pour maximiser leur adhésion en favorisant la communication et la formation pour faciliter l’adoption de la plateforme.
Auditer son environnement
Il est essentiel d’analyser vos différentes chaines et canaux Stream existant afin de déterminer quelles vidéos doivent être migrées, supprimées ou archivées. Cela implique de prendre en compte des éléments tels que la pertinence, l’utilisation et l’audience cible des vidéos. En réalisant un audit complet, vous pourrez garantir une transition plus efficace vers le nouvel environnement. Nous recommandons de réaliser l’audit en 3 étapes :
- Comprendre son périmètre, pour connaître sur quel volume de vidéos vous travaillez et définir l’essentiel.
- Cibler les attentes, pour poser les objectifs de votre future plateforme.
- Définir un plan d’action, pour aligner l’existant à la cible.
Une fois l’audit terminé, nous vous conseillons d’amorcer une réflexion sur la gouvernance du stockage de vos vidéos afin d’assurer une structure qui pourra être pérenne et guider vos contributeurs les choses possibles à faire ou à ne pas faire.
Concevoir, préparer et migrer
Microsoft met à votre disposition des outils et des méthodes pour faciliter ce processus. Vous pouvez utiliser Microsoft 365 Migration Manager pour transférer les vidéos de Stream vers SharePoint Online. Il est recommandé de procéder par étapes :
- Définir un plan de migration en tenant compte de la taille des fichiers, de la bande passante disponible et des contraintes de temps.
- Construire les espaces finaux permettant d’héberger vos vidéos.
- Migrer en suivant les séquences définies au préalable.
- Impliquer vos utilisateurs dans la démarche pour éprouver la migration.
Tout cela, en amorçant vos migrations par les vidéos les plus importantes ou les plus utilisées. En amorçant votre migration en priorisant les vidéos les plus importantes ou les plus populaires, vous pouvez générer une dynamique positive et accélérer l’adoption de la nouvelle plateforme. En concentrant vos efforts sur ces contenus à fort impact, vous maximisez l’efficacité de la migration et facilitez une transition en douceur vers la nouvelle plateforme.
Accompagner la transition sur la nouvelle plateforme vidéo
Il est primordial d’établir une communication proactive et efficace avec les utilisateurs afin de leur faire connaître les multiples avantages de Stream SharePoint pour la gestion des vidéos et favoriser l’adoption. Des sessions de formation peuvent être organisées pour les aider à adhérer aux nouvelles fonctionnalités et à la nouvelle interface.
3 leviers d’adoption pour une migration efficace :
- Les acteurs clés de la communication de l’entreprise pour accélérer la visibilité de votre démarche. Par exemple : (1) La direction générale pour crédibiliser le projet, (2) Les services de communication interne pour vous aider dans la démarche (3) Les ambassadeurs pour accélérer l’adoption
- Les canaux de communication internes pour partager la progression du projet auprès des utilisateurs durant la migration, comme : (1) L’intranet, (2) L’équipe Teams dédiée à la communication interne, (3) Des newsletters
- Des responsables du support préparés à répondre aux questions et aux préoccupations des utilisateurs, peu importe leurs cas d’usages.
Cette transition vous permettra de bénéficier des fonctionnalités avancées de Stream SharePoint pour la gestion de votre contenu vidéo, tout en préservant vos vidéos existantes. En travaillant de manière collaborative entre les équipes techniques, les responsables du changement et les utilisateurs finaux, vous pourrez garantir une migration fluide et une adoption réussie vers Stream SharePoint.
La migration vers Stream SharePoint ouvre des opportunités pour repenser votre stratégie de diffusion de contenus. Les vidéos constituent un puissant moyen de communication, apportant de nouvelles dimensions sociales aux communautés d’entreprise lorsque les collaborateurs sont impliqués dans la création de leurs propres espaces. Cette transition offre ainsi l’occasion de développer une nouvelle expérience collaborative et sociale au sein de votre entreprise, rompant avec la traditionnelle gestion par la direction.
Expertime, au cœur de la transition digitale des clients, vous accompagnera dans votre démarche grâce à notre expérience significative en matière d’audit, conception des espaces, migration et gouvernance de l’information.
Vous êtes prêt à vous lancer ? N’hésitez pas à nous contacter !
Écrit par Maximilien YOCCOZ, Consultant Digital chez Expertime