GESTION DE PROJET AGILE

Il est vital d’être agile et rapide dans vos projets car le rythme du changement s’accélère constamment. L’Agilité est un mixte entre les approches de gestion de projet « Plan-Driven » (traditionnelle) et « Adaptive innovante » (agile).

Ce débat est en cours depuis des années. Il existe essentiellement trois groupes de chefs de projets :

Le chefs de projets ‘Traditionnels’ – en général, ils utilisent la méthode « Waterfall » ou « Cycle en V » et se réfèrent fréquemment au PMBOK (i:e- Project Management Body of Knowledge). Ils suivent les meilleures pratiques et modèles pour une gestion de projet efficace.

Le chefs de projets ‘Agiles’ – Ils sont très différents de leurs homologues qui adoptent les méthodes traditionnelles. Ils se concentrent sur l’équipe et considèrent que le succès est le fruit d’une équipe. C’est l’esprit de nos chefs de projets chez Expertime !

Les chefs de projets ‘Hybrides’ – en général, ils mixent l’approche traditionnelle avec les méthodes Agiles dans leurs projets. Souvent, dans ce cas l’Agilité devient le courant dominant.

Le Modèle DeLone & McLean est une théorie en management du système d’information qui vise à prédire l’effet des technologies de l’information sur la performance d’une organisation en identifiant, en décrivant et en expliquant les relations entre les six critères principaux du succès avec un lien d’agilité. En effet, le modèle a été référencé et utilisé dans environ 300 articles scientifiques (DeLone & McLean 2003).

Les six dimensions du modèle (voir figure de DeLone et McLean 2003) sont la qualité de l’information (par exemple, l’utilité de l’information), la qualité du système d’information, la qualité du service technique, l’utilisation du système d’information, la satisfaction globale et les bénéfices produits par le système.

Les dimensions de la première colonne de la figure ci-dessous se manifestent en 1^re et entrainent naturellement la 4^ème et la 5^ème (satisfaction globale face au système et l’utilisation du système). Au final le succès du modèle se traduit par les bénéfices.

Malgré la complexité des projets, il est toutefois nécessaire de mesurer l’efficacité des Systèmes d’Informations pour définir des actions managériales adaptées afin de prévoir des investissements adéquats. Mais si ce modèle a été validé à de nombreuses reprises, il a aussi été réfuté, complété et modifié pendant une dizaine d’années par différents chercheurs.

Chez Expertime nous appuyons les efforts des chercheurs et nous sommes « /Open » sur l’utilisation des modèles théoriques – exemple le modèle DeLone & McLean, validé dans le milieu de la recherche appliquée et développement – comme une base innovante de management de nos projets en mettant aussi en pratique les méthodes Agiles (Scrum, Kanban, Kaizen…) pour mieux réussir nos projets et satisfaire nos clients.

Les chefs de projets d’Expertime ne pensent pas qu’ils puissent être « Agiles » en abordant les projets avec les mêmes techniques que celles qu’ils ont toujours utilisées pour les projets traditionnels en cascade, ou en appliquant juste des méthodes dites « Agiles » à n’importe quel projet d’une organisation.

L’Agilité est un jargon qui a fait le tour du monde dans tous les secteurs depuis près de 20 ans. Les dirigeants d’Expertime veulent être rapides, et agiles face aux opportunités lorsqu’il s’agit de faire avancer leur entreprise, surtout en cette période de crise sanitaire où la concurrence est accrue et le management complexe.

Il n’est donc pas surprenant que les méthodes agiles deviennent de plus en plus populaires puisque les organisations cherchent à répondre plus rapidement et plus efficacement à un rythme de changement croissant.

En croisant les méthodes agiles (des praticiens) avec les six dimensions du modèle DeLone & McLean (des chercheurs) nous pouvons décomposer un projet en une série d’étapes connues sous le nom de Sprints (terme de XP), à tester rapidement le travail et à tenir des réunions quotidiennes ou des points d’équipes pour examiner les progrès réalisés afin de mesurer et optimiser les avantages nets et satisfaire nos clients.

Nous constatons que beaucoup de chefs des projets sont majoritairement « /Open » aux méthodes Agiles et utilisent certains de leurs savoir-faire sans même connaitre le nom de la méthode. Ce n’est pas que nous pensions que les approches traditionnelles et en cascade sont mauvaises en soi – en réalité, beaucoup d’entre nous les utilise – simplement chez Expertime nous préférons les approches agiles plus pures et collectives plutôt que de mixer des techniques et des stratégies.

Si vous avez un fichier, une image ou un document pertinent alors attachez-le directement à la carte de votre outil de gestion de projet et vous n’aurez plus jamais besoin de fouiller dans votre boîte de réception pour le trouver. Joignez des photos, des dessins, et des maquettes pour illustrer rapidement vos idées en un coup d’œil.

Chez Expertime nous adaptons les outils par rapport à nos projets, selon la taille de nos équipes, et en suivant les recommandations des modèles et les feedbacks des participants. Nous utilisons des outils de collaboration (Azure DevOps, Trello, Jira, Teams, Toggl-Plan, Dynamics 365) sur nos projets en tableaux numériques visuels. En un seul coup d’œil, l’outil nous informe de qui travaille sur quoi et où se trouve les tickets dans le processus.

Voici quelques fonctionnalités offertes avec ces outils :

Tableaux kanban, backlogs, tableaux Scrum.

Reporting : tableaux de bord, widgets, Power BI, rapport causale des clients et d’avant-vente.

Git : dépôts privés gratuits, demandes d’extraction.

Encourager les cadres – Jouer un rôle clé dans le succès de l’agilité et bien communiquer la valeur de l’agilité dans toute l’organisation. Se concentrer sur des résultats tels que la croissance du chiffre d’affaires, la satisfaction des clients, la rapidité de mise en pratique, les feedbacks des équipes internes.

Reconnaître les méthodologies (pratiques et théoriques) de gestion de projet – prédictives, quantitatives, agiles ou hybrides qui peuvent soutenir l’agilité et le besoin de votre organisation pour produire de meilleurs résultats à un rythme plus rapide. À la suite de l’évènement international “CELEBRATING 25 YEARS OF SCRUM” de 18 novembre 2020, Expertime partage avec vous la dernière mise à jour de Guide Scrum de Novembre 2020.

Fournir aux équipes les compétences nécessaires – Pour adopter et mettre en œuvre rapidement de nouvelles stratégies grâce à la formation, à la mise en pratique et aux outils visuels (Azure DevOps, Jira, Trello, Toggl Plan, Monday…).

Utiliser correctement le PMO et les manifestes – Pour façonner et influencer une culture agile, vous devez utiliser correctement votre PMO, vos manifestes et les feedbacks des articles.

Impliquer les utilisateurs pour challenger les 3 axes de qualité – Cela permet une plus grande agilité et aide à conduire les initiatives stratégiques vers une réalisation réussie. Les principaux piliers sont la gestion des ressources, la révision des procédures et un nouvel état d’esprit.

Les organisations qui ont choisi l’approche agile doivent établir des voies claires pour la communication verbale et visuelle. Cela inclut des réunions programmées (au moins hebdomadaires) avec les principales parties prenantes. La gestion agile repose largement sur la capacité des chefs de projet à examiner très fréquemment les progrès réalisés et à fournir des orientations en conséquence.

L’envoi quotidien d’une mise à jour par courrier électronique est une bonne chose. Cependant, cela ne permet pas de communiquer l’état actuel et les défis éventuels comme le ferait une réunion physique interactive ou une vidéoconférence. La communication verbale est plus efficace pour résoudre rapidement les problèmes. Les chefs de projet doivent élaborer un plan de communication solide dont le point fort est la réunion hebdomadaire. La communication doit également intégrer des tableaux de bord des progrès, des mesures clés et une documentation légère.

Les organisations qui sont adaptables, agiles, innovantes et résilientes sont celles qui restent les plus pertinentes pour leurs clients sur le long terme. La gestion des projets en agilité est fortement recommandée par Expertime, et la satisfaction de nos clients est la priorité absolue de notre entreprise.

Chez Expertime nous utilisons SAFe, HERMES, ExtremeProgramming (XP), Scrum, Nexus, Lean Kanban, Scrumban… et nous validons selon le contexte de projet que chacune de ces méthodes possèdent des avantages et des inconvénients. C’est pour cela que nous appliquons aussi les modèles théoriques – exemple DeLone & McLean – pour bien viser l’excellence et mesurer les succès qui se réalisent aux niveaux individuels et organisationnels.

Pour le succès de votre système d’information (SI) Expertime vous recommande : documentez-vous sur chaque méthode/Framework, mettez en pratique les stratégies, communiquez plus avec vos clients et vos équipes, et impliquez les utilisateurs pour les satisfaire.

Ecrit par : Firas Ben Arfi, Project Manager chez Expertime/Open

Fabrice Lory, Directeur Adjoint chez Expertime