Entretien de recrutement à distance : les points clés pour réussir

La crise sanitaire et ses contraintes ont révolutionné notre manière de travailler : distanciation sociale, télétravail, digitalisation des échanges. Nous avons tous dû nous réinventer.

Dans l’équipe recrutement d’Expertime, nous avons également dû nous adapter. Les entretiens se font maintenant à distance. Bien que la visioconférence ait toujours existé dans notre processus de recrutement, elle était utilisée surtout dans certains cas : candidats résidant à l’étranger ou dans d’autres régions que celles de nos agences.

Cette pratique demande de repenser en partie le déroulement des entretiens. Nous allons ici, tenter de vous délivrer quelques bonnes pratiques, que vous soyez candidat ou recruteur, afin de faire de ce moment digital, un échange constructif et convivial malgré la distance.

Découvrez nos 6 bonnes pratiques à mettre en place lors de vos entretiens à distance.

Evident, n’est-ce pas ? Cependant on ne parle pas ici que de contenu, mais également de logistique. En effet qui dit visio, dit bonne connexion, lien qui fonctionne, lieu calme propice à une communication fluide et sans bruit annexe.

Chez Expertime, nous envoyons un mail de confirmation du rendez-vous, avec les points qui seront abordés. Nous demandons également à chaque candidat de tester ce lien avant l’entretien et de nous faire un retour pour confirmer sa présence et le bon fonctionnement du lien en retour à ce mail.

Avant chaque entretien, un échange téléphonique est fait, ce qui nous permet d’expliquer clairement le process de recrutement et les différentes étapes. Pour nous, la transparence est primordiale.

Lors des entretiens sur site, le temps de se rendre du hall d’accueil à une salle d’entretien, nous avions pour habitude de poser des questions informelles « Est-ce que le trajet s’est bien passé ? Avez-vous pu vous garer facilement ? » par exemple, afin de créer une ambiance sereine et accueillante.

Or en visio, nous n’avons pas ce temps de latence. Une fois que toutes les parties sont connectées, l’entretien peut rentrer dans le vif du sujet : une erreur à éviter.

Comme en présentiel, nous devons créer une ambiance conviviale. Pourquoi ne pas partager un e-café/e-thé avec son candidat  ?

Une fois cette ambiance posée, nous rappelons le cadre de l’entretien : Pourquoi nous recrutons ? Quels sont les avantages du recrutement à distance ? Combien de temps nous allons échanger ? Quels sont les objectifs de cet échange ? Quelles sont les valeurs de l’entreprise ?

Bref, vous l’aurez compris, notre candidat sait exactement pourquoi il est là aujourd’hui.

Classique, l’entretien est avant tout un moyen d’apprendre à se connaître, candidat comme entreprise.

En déroulant l’entretien, nous cherchons à comprendre les attentes et les compétences (hard skills et soft skills) du candidat. De même que notre candidat attend de nous que nous lui exposions nos attentes et ce que nous pouvons lui apporter. C’est avant tout un échange, plus qu’une évaluation.

Néanmoins, la distance pose une difficulté majeure : celle du langage non-verbal plus compliqué à appréhender. Or, la communication non-verbale représenterait 90% de l’échange contre 10% pour le langage verbal.

Mais alors, comment remédier à cette contrainte ? En s’appuyant sur des procédés mettant le candidat en situation grâce à des questions ouvertes.

Voici quelques méthodes très intéressantes que nous vous invitons à vous approprier :

La méthode STAR : permet de structurer l’entretien selon les 3 ou 4 critères indispensables pour le poste présenté, en décomposant ces critères afin de les évaluer selon 4 axes

• La Situation (« Racontez-moi une situation dans laquelle vous avez su… »)
• La Tâche (« Dans ce contexte, quelles sont les tâches qui vous ont été confiées ? Qu’est-ce qui vous a semblé facile ou difficile ? »)
• L’Action (« Comment avez-vous agi concrètement ? Quels ont été vos choix, votre contribution personnelle ? »)
• Le Résultat (« Comment avez-vous atteint vos objectifs ? Qu’est-ce que ça a donné quantitativement et qualitativement ? Qu’est-ce que cela vous a appris ? Si c’était à refaire, qu’est ce qui changerait ? »)

L’approche PACIL : permet d’évaluer et d’identifier les sources de motivation d’un candidat. Regroupées sous l’acronyme PACIL, ces sources de motivation se décomposent de la manière suivante :

• Les Personnes (manager, travail en équipe, travail en mode projet, reconnaissance)
• Les Activités (missions, challenges, apprentissages)
• Les Conditions (outils, rémunération, horaires, évolutions, formations, équilibre perso/pro)
• Les Informations (mode de communication, organigramme, hiérarchie)
• Le Lieu (proximité géographique, marque employeur, multisites, télétravail)

En posant des questions ciblées sur ces sources de motivation, nous arrivons à mieux comprendre ce qui drive un candidat.

Le concept des forces : permet de se focaliser sur les forces « de caractère », c’est-à-dire notre aptitude à fournir une performance quasi-parfaite dans une tâche de manière naturelle. Ce concept met en lumière ce qui demande beaucoup d’énergie et ce qui en demande beaucoup moins en fonction des tâches à réaliser. Ainsi, nous pouvons identifier les axes d’accompagnement et les axes d’autonomie.

Phase d’autant plus importante que le candidat ne se rend pas sur place.

Pour certains candidats, la projection dans l’entreprise est ce qui définira ou non son choix à changer. Lors de l’échange, nous aimons raconter une histoire, en se basant sur le storytelling.

De plus, nous partageons notre propre expérience et expliquons pourquoi nous avons choisi cette entreprise plutôt qu’une autre. Nous partageons également nos vidéos qui permettent une « visite » virtuelle d’Expertime.

Enfin, nous rassurons nos candidats quant à notre situation financière. Promis,« nous recrutons parce que nous sommes en croissance constante et régulière malgré la crise et nous avons besoin de renforcer nos équipes en recrutant nos talents de demain ! »

Etape fondamentale qui permet au candidat d’exprimer son ressenti ou ses interrogations.

Nous évitons de poser la question : « Avez-vous des questions ? », nous privilégions la tournure : « Avons-nous répondu à toutes vos questions ? ».

Indirectement, cela nous permet d’évaluer si notre entretien a été assez clair et si le candidat a fait preuve d’écoute active.

Ensuite, il faut bien évidemment revalider les inconditionnels (salaire, mobilité, disponibilité) ainsi que donner de la visibilité sur les étapes du recrutement. Pour finir, nous remercierions le candidat en lui assurant qu’il sera recontacté par la suite.

Nous mettons ce point en dernier lieu, car après un entretien il est important de se poser afin de faire un compte-rendu pertinent et cohérent par rapport à l’échange.

Pour cela, nous tentons de repérer les congruences du candidat, c’est-à-dire être capable de voir s’il existe une harmonie entre ce que le candidat pense, ce qu’il dit et ce qu’il montre.

C’est un exercice complexe, d’autant plus à posteriori, mais en le faisant régulièrement nous améliorons notre mémoire et développons notre introspection.

Etre factuel et objectif quant à l’adéquation poste à pourvoir – candidat rencontré sont les clés pour rédiger un compte-rendu qui permettra au responsable de l’activité de prendre sa décision en connaissance de cause.

Voilà les 6 conseils que nous souhaitions vous partager pour que vos entretiens à distance soient les plus optimaux possible !

Ecrit par Athénaïs DE BLAUWE