Embarquez vos First Line Workers dans votre transformation digitale

Ces dernières années ont permis aux entreprises d’entreprendre divers chantiers de numérisation et de modernisation dans le cadre de leur transformation digitale. En plus des nouveaux usages et l’amélioration d’usages existants qu’apportent une telle transition, nous constatons chez la grande majorité de nos clients que cette transformation s’accompagne systématiquement d’un chantier de modernisation de l’intranet. L’intranet reste pour beaucoup d’organisations le fer de lance de la transformation digitale.

Le besoin d’un intranet moderne se manifeste par la volonté des entreprises à exploiter les nouvelles solutions pour :

• Fédérer l’ensemble des collaborateurs autour d’une cause commune
• Renforcer l’engagement de ces derniers
• Développer la marque employeur à travers une communication plus dynamique

C’est dans ce souci de fédérer que les entreprises s’inscrivent dans des projets de modernisation des intranets en impliquant leurs collaborateurs tout au long d’un processus de conception Agile.

Face à ces réalités, le bien-être des collaborateurs est plus que jamais un enjeu majeur pour les entreprises.

Jusqu’à présent, les stratégies de transformation digitale se focalisaient principalement sur l’efficience et la productivité en tirant parti des nouveaux outils digitaux. Cela ne suffit plus car dans un contexte d’évolution du rapport individu/travail, le bien-être doit plus que jamais être un axe majeur de toute transition digitale.

L’implication des collaborateurs dans la conception d’un intranet est une excellente chose qui permet de garantir une réponse à leurs besoins et à leurs attentes.

Cependant, dans la réalité, nous constatons que les intranets sont conçus avec une vision « siège social » sans prendre pleinement compte des besoins et attentes des First Line Workers. Les First Line Workers ou employés du terrain, qui représentent pour beaucoup d’entreprises une masse salariale assez conséquente, ne sont pas systématiquement impliqués durant la phase de conception. Cette absence ne permet pas d’adresser par exemple leurs contraintes d’usages comme l’absence d’ordinateurs sur leur lieu de travail (ex. usine, entrepôt, magasin, etc.)

Une version responsive d’un intranet seul n’est pas suffisante non plus : les employés terrains n’ont en effet pas le temps de s’approprier les nombreuses rubriques d’un intranet qui ont été pensées pour un usage « sédentaire » avec le confort offert par un ordinateur.

De ce fait, les First Line Workers se sentent rarement concernés par le concept d’intranet qui est pourtant encore aujourd’hui le principal vecteur de communication pour fédérer les collaborateurs.

Tout comme le changement des méthodologies de travail, les méthodologies de communication doivent elles aussi évoluer. Afin de toucher toutes les typologies de collaborateurs, l’intranet ne peut pas être le seul vecteur de communication. En effet, le contenu a son importance, mais choisir le bon canal de communication en fonction de vos collaborateurs l’est tout autant.

Le smartphone est devenu l’outil privilégié pour se connecter à internet dans la journée et cela est d’autant plus vrai pour les First Line Workers, en raison d’un accès limité ou inexistant à un ordinateur sur leur lieu de travail.

En France, nous passons en moyenne 2,3 heures par jour sur notre écran de smartphone. La durée passe à 3,7h par jour à l’échelle mondiale (source : données en 2020).

Une étude britannique relève que nous consultons notre téléphone en moyenne 221 fois par jour : soit en moyenne des interactions de 36 secondes en France ou 1 minute à l’échelle mondiale à chaque consultation de son smartphone.

Pour ramener ces chiffres aux intranets, ces derniers étant conçus avec une vision siège pour un usage principalement « sédentaire », son contenu et ses menus ne conviennent pas à des interactions ponctuelles et (très) rapides.

Par exemple, une navigation à 2 niveaux qui nécessite un clic sur PC, requiert trois actions sur un smartphone.

(Dans l’exemple, pour arriver à “Communication focus”, il faut réaliser 3 actions sur le téléphone, ce qui n’est pas pratique : et nous ne comptons pas l’action pour accéder à l’intranet depuis le smartphone)

Pour répondre à ce défi, nous proposons régulièrement à nos clients utilisant déjà/se lançant avec Powell Intranet une application mobile dédiée conçue à l’aide de Powell Apps (disponible sur iOS et Android).

Mais dans quelle mesure une application mobile dédiée pour un intranet est plus efficace pour engager les First Line Workers que sa version responsive ?

Dans l’exemple ci-dessous, nous prenons le cas d’une entreprise dans le secteur industriel qui possède déjà un intranet Powell Intranet. Ils constatent cependant après le lancement de ce dernier que leurs employés d’usine accèdent très peu à la plateforme les coupant ainsi des actualités du groupe. Afin de renforcer leur sentiment d’appartenance à l’entreprise et d’apporter une valeur ajoutée à leur quotidien, une application mobile dédiée a été conçue pour :

• Accéder rapidement aux informations qui leur sont pertinentes
• Communiquer facilement avec leurs collègues
• Interagir avec le siège / les autres services
• Participer activement à l’amélioration de leurs conditions de travail (Sécurité, Santé et Environnement)

L’application simplifie dans un premier temps la navigation de l’intranet en ne proposant qu’une sélection de contenus.

Grâce à son menu burger, les collaborateurs peuvent personnaliser le menu afin d’avoir à portée de doigts les contenus qui les intéressent.

(Dans l’exemple, l’utilisateur a mis « Who’s Who » à la place de « Performance ».)

Dans le cadre de notre exemple, les contenus suivants ont été mis en avant :

• « Actualités récentes » représentent la communication descendante du siège. Ces dernières peuvent être adaptées en fonction du profil de l’utilisateur.
• « Bien-être » est une rubrique conçue pour faciliter la vie quotidienne des First Line Workers. Les employés peuvent déclarer une situation potentiellement dangereuse, un incident via un simple formulaire ou encore contribuer à l’amélioration de leur environnement de travail en interagissant avec « Que penses-tu de ton environnement de travail ? ».
• « Performance » met en avant des chiffres clés opérationnels, donnant ainsi un sens plus global au travail réalisé par le collaborateur.
• « Liens utiles » permettent d’accéder aux outils utiles du quotidien comme la demande de congés
• « Who’s Who » donne un accès à l’annuaire d’entreprise : les appels peuvent être directement lancés via l’application en cas de besoin.

Comme vous pouvez le voir, grâce à une sélection d’informations déjà présentes dans l’intranet et des fonctionnalités pensées pour les First Line Workers, une application dédiée facilite et stimule une communication aussi bien descendante qu’ascendante en se positionnant comme le vecteur de communication adéquate.

Tout comme le changement de vos méthodologies de travail, vos méthodologies de communication doivent aussi évoluer. Pour toucher l’ensemble de vos collaborateurs dans leur diversité opérationnelle, l’intranet ne doit pas et ne peut pas être votre seul vecteur de communication.

En effet, le contenu a toute son importance, mais choisir le bon canal de propagation en fonction de vos collaborateurs l’est tout autant.

Ecrit par Kevin ANANDOUT, Consultant Digital Senior & Lei ZHONG Consultante Digital chez Expertime.