La crise sanitaire nous aura confirmé une chose : Il existe de nombreux effets positifs à l’utilisation massive des outils digitaux, comme plus de flexibilité dans le travail et une meilleure circulation de l’information, mais des effets indésirables se font remarquer. Ces outils permettent aux collaborateurs de rester connéctés à leur environnement de travail à tout moment de la journée et n’importe quel jour, ce qui amincit la frontière entre vie professionnelle et vie personnelle.
Selon une étude Glassdor, 36% des salariés français se connectent à distance pour travailler pendant leurs vacances. Plus des 2/3 des cadres français restent connectés après leur journée de travail et durant les weekends. Avec ce phénomène d’hyperconnexion, le droit à la déconnexion est revenu sur le devant de la scène.
Qu’est-ce que le droit à la déconnexion ?
Le droit à la déconnexion est le droit d’un salarié à se déconnecter des outils numériques professionnels en dehors de ses heures de travail. l’employeur doit définir des plages horaires pendant lesquelles le collaborateur doit être joignable et donc connecté. Le terme outils numériques englobe aussi bien les outils physiques (ordinateurs, téléphone portable) que les outils collaboratifs (boite mail, messagerie instantanée…). Ce droit s’applique à l’ensemble des salariés, qu’ils soient en télétravail ou non.
L’objectif du droit à la déconnexion est de :
- Faire respecter les horaires de travail
- Garantir le temps de repos
- Réguler la charge de travail
- Prévenir les risques psychosociaux
- Appliquer une séparation entre vie professionnelle et vie personnelle.
Le terme de déconnexion est apparu dans la loi Travail entrée en vigueur le 1ER janvier 2017, et est redevenu un sujet de discussion depuis la généralisation du télétravail en 2020.
Quelles sont les impacts de l’hyperconnexion sur le travail et la personne ?
Mais pourquoi est-ce important de faire respecter ce droit à la déconnexion ?
Tout d’abord, les bienfaits de la déconnexion sont nombreux :
- Permettre à notre cerveau de faire une pause et de mieux dormir
- Favoriser la créativité
- Avoir du temps pour décompresser : activités sportives ou artistiques
- Améliorer la motivation et la productivité au travail
- Permettre d’avoir du temps pour sa vie privée
Avec la montée en puissance des outils collaboratifs, les appels, réunions et messages peu productifs se sont multipliés et l’utilisation intensive de ces derniers augmentent la charge mentale des collaborateurs. Ils se sentent submergés par le flux d’informations et ont du mal à s’organiser et à gérer tous les éléments qu’ils reçoivent dans la journée.
Cela peut expliquer l’augmentation du temps de connexion le soir ou le weekend, car l’utilisateur n’a pu traiter toutes les informations reçues pendant ses heures de travail. Ces nouveaux outils imposent aux salariés un changement radical en termes d’organisation et de gestion des tâches.
Si les entreprises veulent garder leurs salariés en bonne santé et productifs, elles devront s’attaquer de front à ces problèmes et proposer un processus clair et un accompagnement adapté.
Bonnes pratiques et Viva Insights : comment se déconnecter des outils collaboratifs ?
Pour appliquer le droit à la déconnexion, il faut que des règles soient mises en place au niveau de l’entreprise. La direction et les managers doivent être exemplaires en évitant de contacter les salariés en dehors des heures de travail (les week-ends et les vacances).
Si cette première étape n’est pas respectée, le collaborateur ne pourra pas travailler sur son organisation et ses habitudes pour se déconnecter à la fin de la journée. Cela peut paraître évident, mais les personnes qui travaillent tard ou le weekend envoient des mails et/ou des messages à des collègues sans penser que cela peut impacter le temps de pause de l’interlocuteur.
Une fois que les règles ont été mises en place à l’échelle de l’entreprise, le collaborateur peut appliquer un ensemble de bonnes pratiques pour ne pas être tenté de regarder les outils digitaux en dehors du temps de travail :
- Désactiver les notifications des outils tels qu’Outlook et Teams sur le smartphone et ordinateurs pendant le temps libre.
- Activer le message automatique pendant les périodes d’absence pour indiquer que l’utilisateur ne va pas répondre pendant un laps de temps
- Ajouter les horaires de disponibilité dans la signature automatique du mail pour communiquer l’information à tous.
Des bonnes pratiques toutes simples qui permettent de favoriser un temps de pause et délimiter la frontière entre-temps de travail et vie personnelle.
Pour aller plus loin dans la gestion des outils collaboratifs et favoriser le bien-être au travail, Microsoft propose VIVA Insights. Un outil de plus parmi les outils collaboratifs ? Oui, mais qui met en avant le bien-être du collaborateur et qui va l’aider à s’organiser, à séparer sa vie professionnelle et privée grâce à des fonctionnalités et des recommandations basées sur ses habitudes de travail.
VIVA Insights se base sur une analyse du temps de travail du collaborateur et propose une application user friendly directement dans Teams. L’outil propose des fonctionnalités pertinentes pour s’auto-organiser : Bloquer du temps de travail individuel pour pouvoir avancer sur ces projets sans être interrompu par un message Teams, un mail ou un appel.
- Des créneaux de pause pour souffler pendant la journée
- Un parcours de déconnexion à la fin de la journée qui permet de vérifier que l’utilisateur a bien terminé sa journée, lui proposer de planifier la journée du lendemain, et un moment pour respirer et décrocher du monde du travail avant de rentrer
- Une enquête pour évaluer l’efficacité des réunions, ce qui peut permettre de réduire le temps des réunions, et de se focaliser sur l’essentiel
- Des vidéos de respiration et de méditation pour se recentrer sur l’essentiel dans la journée.
Le collaborateur retrouve également plusieurs analyses intéressantes sur son temps de travail comme le temps passé en réunion, le temps de dédié au travail individuel…
VIVA Insights est également très intéressant pour les managers et les équipes RH. Grace aux différentes métriques, l’outil peut déterminer si les équipes sont épuisées professionnellement et ainsi prévenir les cas de burn-out. Dès lors, les managers peuvent encourager les salariés à désactiver leurs notifications, alerter sur une potentielle surcharge de travail et les aider à prioriser leurs taches.
Le droit à la déconnexion est un élément qui doit être pris au sérieux dans les entreprises à tous les niveaux de la hiérarchie. À noter que selon le cabinet franco-québécois Empreinte Humaine, spécialisé dans la prévention des risques psychosociaux, « le taux de burn-out a doublé en un an, culminant à 2 millions de personnes en burn-out sévère ». Les outils digitaux sont de plus en plus présents et les risques doivent être maitrisés afin d’éviter la baisse du bien-être des salariés et de la productivité.
Les outils collaboratifs utilisés à bon escient sont un véritable moteur pour la productivité et les relations humaines : facilitent la communication instantanée, améliorent la création et le travail en équipe, développent l’innovation… Les entreprises doivent absolument mettre en place des règles et des outils pertinents pour que les employés ne subissent pas les effets négatifs de l’utilisation abusive de ces outils.
Chloé MARCHE, Consultante Digital Workplace