Bien démarrer avec Microsoft 365 Copilot

L’arrivée de Microsoft 365 Copilot dès novembre marquera une révolution dans l’informatique moderne. Pour comprendre pourquoi, je vous invite à lire mon précédent article. Comme tout nouveau produit, il est important de bien préparer et sécuriser son lancement afin de maximiser l’adoption de vos collaborateurs. Il y a trois grandes étapes à sécuriser. 

 Qui se souvient de Microsoft Delve ?   

Ce service inauguré 10 ans auparavant comme vitrine technologique de Microsoft Graph. Chaque collaborateur fait partie d’une maille et est connecté à ses collaborateurs et son organisation grâce aux ressources documentaires qui sont communément partagées dans Outlook, OneDrive, Microsoft Teams et SharePoint Online. Delve est même capable de suggérer des mises en relation entre collaborateurs ou des documents grâce aux similarités que vous partagez. 

Malgré un très fort potentiel, Microsoft Delve n’a connu qu’un succès mitigé et a même été « désactivé » par certains de mes clients. Les entreprises ont constaté que les collaborateurs partageaient des documents de la mauvaise manière en sélectionnant les options « Partager à tout le monde », « Partager à toute l’organisation » ou encore en mettant tout simplement une infinité de personnes en CC des mails. Ainsi, il arrivait fréquemment que les collaborateurs voyaient dans les suggestions Delve des documents potentiellement confidentiels que seule une poignée de personnes était normalement supposée voir. Il est important ici de comprendre qu’il ne s’agit pas d’une anomalie venant de Microsoft Delve mais bel et bien d’une mauvaise compréhension/adoption des fonctionnalités de partages proposées au sein de Microsoft 365.

10 ans plus tard, vous comprenez aisément que Microsoft 365 Copilot fera face au même défi. En effet, votre nouvel assistant ira rechercher dans l’ensemble des documents qui vous auront été partagés : sciemment ou non. Ce défi, bien que crucial, n’est pas insurmontable. Pour remporter ce défi haut la main, il vous faudra mettre en place une gouvernance des données au sein de votre tenant Microsoft 365 en 3 parties :

Mieux vaut prévenir que guérir

La première action que vous pouvez d’ores et déjà mettre en place est de désactiver les modes de partage « Partager à tout le monde » et « Partager à toute l’organisation » depuis votre centre d’administration SharePoint Online. En ajoutant une campagne de sensibilisation pour vos collaborateurs, ces derniers comprendront qu’ils doivent maîtriser la portée de leur partage.

Auditer votre situation actuelle

Avec la précédente étape, nous nous assurons que les futurs partages suivent les bonnes pratiques. Mais que faire des partages déjà réalisés ? Il serait tentant de réaliser un reset des liens de partage existants, mais cela risque une levée de bouclier et un grand nombre de tickets au support de la part de vos utilisateurs.
De plus, il sera intéressant de sensibiliser vos collaborateurs sur le niveau de confidentialité de données pour qu’ils prennent conscience de l’importance et du caractère stratégique des données qui circulent dans et en dehors de votre organisation. Auditer l’ensemble de vos documents se révèle alors être important pour les catégoriser avec des niveaux de confidentialité qui auront chacune leurs propres règles et qui seront respectés par Microsoft 365 Copilot (ex. blocage de téléchargement, impossibilité d’envoyer à l’extérieur de l’organisation, accès exclusif aux membres du COMEX, etc.). Des solutions complémentaires à Microsoft 365 proposent ces fonctionnalités (ex. Microsoft Purview)

Gouverner votre donnée

Une fois l’audit réalisé et les actions mises en place, il est important de mettre en place une gouvernance qui évolue dans le temps et avec les usages de vos collaborateurs. En effet, une gouvernance doit évoluer et s’adapter dans le temps pour qu’elle ne soit pas contournée par vos utilisateurs.

C’est le chantier le plus simple : il vous suffit de vous rendre dans le portail d’administration Microsoft 365 de votre organisation et de souscrire aux licences Microsoft 365 Copilot. Toutefois, au vu du prix des licences à date, il est important de se demander à quelles typologies d’utilisateurs Microsoft 365 Copilot profitera le plus. Il y a pour moi 2 typologies de collaborateurs dans une organisation :

• Vous êtes régulièrement dans des réunions que vous animez, vous rédigez très souvent des mails et des comptes rendus, vous produisez/collaborez dans plusieurs documents par semaine : Microsoft 365 Copilot est fait pour vous.

• Vous souhaitez accélérer vos recherches et la lecture de documents (RFP, cahier des charges, contrats, etc.) : Bing Entreprise est plus adaptée pour vous. Il vous offre toutes les capacités de Microsoft 365 Copilot à l’exception de l’intégration dans les services comme Word, Excel, PowerPoint, etc.

Les démonstrations de Microsoft 365 Copilot sont impressionnantes et pour en profiter, il ne vous sera pas nécessaire d’apprendre des fonctionnalités par cœur.

Toutefois, comme son nom l’indique, Microsoft 365 Copilot est votre assistant au quotidien. Tout comme pour un pilote d’avion avec son copilote, il sera important que vous communiquiez de façon efficace avec l’intelligence artificielle de Microsoft pour obtenir les résultats attendus.

C’est ce qu’on appelle le prompt engineering. Le prompt engineering est l’art et la science de concevoir des instructions claires, précises et engageantes pour guider votre intelligence artificielle. Le prompt engineering vise à optimiser l’expérience utilisateur, la satisfaction et la fidélité, en tenant compte des besoins, des préférences et des émotions des utilisateurs.

Autrement dit, 2 requêtes ayant le même sens peuvent donner 2 résultats différents en raison de leur formalisation et du contexte de l’utilisateur. Pour plus d’informations sur l’importance du prompt engineering à l’ère de l’intelligence artificielle générative, je vous recommande fortement la lecture de l’article publié par Microsoft : The Art and Science of Working with AI (microsoft.com)
Cela peut paraître contrintuitif, mais en y repensant, nous fonctionnons, nous aussi, en tant qu’humains de la même manière au quotidien. Nos résultats en tant qu’employés par exemple vont dépendre des instructions qui nous auront été communiqués et de l’affinité que nous avons avec l’émetteur de la demande.

Ce nouveau service change donc même l’approche que nous devons avoir avec l’adoption. L’utilisation de Microsoft 365 Copilot est très simple et vous ne serez quelque part limité que par votre imagination en termes de cas d’usages et de prompts. Chaque collaborateur travaillant et réfléchissant différemment, il pourra alors être intéressant de mettre en place une communauté au sein de votre organisation permettant aux collaborateurs de partager leurs meilleurs cas d’usages et prompts afin d’exploiter au maximum le potentiel de l’intelligence artificielle.

Microsoft 365 Copilot et l’IA générative plus globalement ouvre une nouvelle page dans l’ère de l’informatique moderne et offre l’opportunité aux organisations de donner vie à une Digitale Workplace augmentée.

Écrit par Kévin ANANDOUT, Consultant Digital Senior, Team Lead chez Expertime